Електронні документи

Система забезпечує можливості збереження та перегляду електронних документів. При цьому Система передбачає різні варіанти їх збереження як за місцями збереження, так і за форматами.

Формати документів

На формат документів не накладається жодних обмежень: це можуть бути файли текстових редакторів, електронних таблиць, малюнки, звукові файли або кліпи. Для редагування і перегляду таких документів на робочих місцях необхідно мати відповідні застосування. Тому при збереженні документів треба подбати про відповідні програми на робочих станціях Системи. Рекомендується обмежити перелік форматів файлів документів, виходячи з наявності відповідних програм-застосувань та їх ефективності для перегляду. Зокрема, для текстових документів доцільно використовувати формати PDF, PostScript та HTML. Про наявність тексту документа можна дізнатися з бібліографічного опису: якщо кнопка сіра, то електронної копії нема. При перегляді документів в різних табличних формах у стовпчику "Ел.форма" можна побачити зачення "Так" або "Ні", тобто є електронна копія або її нема.

Для того щоб переглянути зміст документа, слід скористатися пунктом меню "Документ\Переглянути зміст". При цьому запускається застосування, яке відображає документ на екрані монітора в своєму вікні.

Для розміщення тексту документа в Системі слід спочатку підготувати файл документа і розмістити його на мережі так, щоб мати до нього доступ на читання. В формі бібліографічного опису документа треба натиснути кнопку . З'явиться пуста діалогова форма "Електронна копія":

Відмітимо, що електронна копія існує, і виберемо з переліку місце збереження:

В полі "Ім'я файла документа" слід задати повний шлях файла документа, який підготовлено для вводу в Систему. Для вибору файла можна скористатися кнопкою . Документи можна шифрувати. Для цього при вводі його треба позначити як шифрований. Система перепитає пароль. Пізніше пароль можна змінити. Кнопка дає можливість переглянути зміст документа в процесі вибору, тобто до вводу в Систему.

Місця збереження документів

Існує п'ять типів місць збереження електронних документів в Системі:

база даних - документи зберігаються в базі даних як окремі поля бінарного коду (memo поля),

локальна мережа - документи зберігаються на файловому сервері локальної мережі там, де вони розміщені користувачем. Система не переписує файли, а лише робить відповідне посилання з бібопису,

локальний CD - документ зберігається на компакт-диску, який повинен бути поставленим в локальний привід даної робочої станції. Фактично, це окремий випадок попереднього, окрім того, що шлях до приводу компакт-диску задається в параметрах робочої станції,

URL - адреса в мережі Internet, за якою знаходиться документ,

контейнер - каталог на сервері локальної мережі, який визначається в параметрах Системи (див. Місця збереження електронних документів).

Всі ці типи мають єдину ідею - зберігати інформацію на сервері мережі. Вони відрізняються за орієнтацією на тип серверу мережі (сервер бази даних, файловий сервер, сервер Internet), а для файлового серверу ще й способом визначення адреси (локально на фіксованому диску, за місцем, що визначив користувач, та за місцем, що визначив адміністратор Системи).

Збереження в базі даних найбільш зручно з точки зору доступу до інформації та її захисту. Проте для великих за обсягом документів такий спосіб спричиняє суттєве збільшення бази даних, що може бути не бажаним. Збереження на файловому сервері локальної мережі потребує відповідні права доступу на рівні мережевої файлової системи (для тих, хто реєструє, - на запис, корегування і знищення, для тих, хто дивиться, - на перегляд). Збереження на локальному CD орієнтовано на технологію, коли читачеві видається компакт-диск для роботи з локального приводу. Контейнер дозволяє організувати автоматичну компресію (декомпресію) документів для економії місця, а в усьому іншому схожий на обидва попередні. URL - це можливість робити посилання з бібопису документа на його зміст в мережі Internet, що найбільш зручно при наявності стійкого зв'язку і постійній готовності відповідного серверу мережі.

Робота зі штрих-кодами

Впровадження в бібліотеці технології штрих-кодів дає можливість підвищити продуктивність праці працівників бібліотеки у покращити процес обслуговування читачів при видачі та поверненні літератури. На примірниках документів розміщують наклейки зі штрих-кодами. Сканер штрих-кодів імітує клавіатуру і програмується так, щоб ввести код і доповнити його кодом "Enter". Тоді замість вводу номера примірника, наприклад, у формі "Замовлення читачів" при комлектуванні замовлень читачів або у формі "Видані документи" при поверненні літератури", слід просто до штрих-коду прикласти сканер і натиснути відповідну кнопку. Так само з читацькими квитками.

Разом з тим, для прискорення швидкості обслуговування Система пропонує спеціальні схеми, орієнтовані саме на застосування штрих-кодів.

Видати документи

Натиснемо Ctrl+Z (пункт меню "Запуск\Видати документи") і з'явиться діалогова форма:

Прикладемо сканер до штрих-коду на читацькому квитку і натиснемо відповідну кнопку. З'явиться форма "Видати документи":

Прикладемо сканер до штрих-коду на примірнику документа і натиснемо відповідну кнопку. Форма зміниться: в переліку документів - кандидатів на видачу - з'явиться ще один:

І так стільки разів, скільки відібрано примірників. Потім форму слід переглянути і, якщо все в порядку, натиснути кнопку . Документи будуть видані.

В полі "Кількість виданих" відображається кількість документів, виданих читачеві раніше, а кількість серед них тих, термін повернення яких прострочено, відображається в полі "Прострочені". Для того щоб передивитись перелік документів, які раніше видані даному читачу, достатньо натиснути кнопку . При цьому відображається діалогова форма Видані документи читача.

Повернути документи

Натиснемо Ctrl+X (пункт меню "Запуск\Видати документи") і з'явиться діалогова форма:

Прикладемо сканер до штрих-коду на читацькому квитку і натиснемо відповідну кнопку. З'явиться форма "Повернути документи":

Прикладемо сканер до штрих-коду на примірнику документа, який повертається, і натиснемо відповідну кнопку. Форма зміниться: в переліку документів - кандидатів на повернення - з'явиться ще один:

І так стільки разів, скільки примірників треба повернути. Потім форму слід переглянути і, якщо все в порядку, натиснути кнопку . Документи будуть повернені.

Слід зауважити, що повертати документи можна від анонімного читача, тобто при поверненні шифр читача не вводити, а вводити пусту строку. При цьому все буде проходити так само, як описано вище, тількі поля "Шифр" та "ПІБ" в формі залишаться пустими.

Видані документи читача

Цікавою також є можливість швидко переглянути, які документи видані читачеві. Ця функція може використовуватись для самоконтролю.

Виберемо пункт меню "Запуск\Видати документи" (або натиснемо клавіші Ctrl+S). З'явиться діалогова форма:

Прикладемо сканер до штрих-коду на читацькому квитку і натиснемо відповідну кнопку. З'явиться форма:

де червоним кольором позначені документи, термін повернення яких прострочено.

Натиснувши кнопку побачимо перелік документів, які видавались читачеві з моменту реєстрації в Системі.