Робота з електронним каталогом

Каталог - відбір бібописів документів, замовлення документів

Перелік відібраних - накопичення документів, які були відібрані вручну при роботі з формою "Каталог", замовлення документів

Бібопис документа - перегляд і редагування бібопису документа

Електронна копія - визначення місця збереження електронної копії документа

Анотація - перегляд і редагування анотації документа

Наступні документи - перегляд переліку частин документа

Документи - відбір документів з ознакою "частина", які не мають головного документа

Вибір головного документа - відбір головного документа для частин, які не мають головного документа

Каталожна картка - відображення образу каталожної картки документа, позначеного в одній з табличних форм

Наявність - відображення переліку організацій, де є доступним даний документ

Каталог

(Пункт меню "Форми\Каталог", автоматично при пошуку за темами з форм "Теми" та "Відбір за темами")

У цій табличній формі виводиться загальний перелік документів, які зареєстровані в Системі, тобто мають бібопис. Має вигляд:

Спеціальні поля табличної форми "Каталог":

Спеціальні функції табличної форми "Каталог" (меню "Документ\..."):

Загальні функції див. Загальні поля і операції.

Каталог документів може налічувати сотні тисяч записів. Тому при відкритті ця форма автоматично не заповнюється. Для того щоб заповнити форму, слід натиснути кнопку на лінійці інструментів або вибрати пункт меню "Таблиця\Відновити", або натиснути клавішу F5 на клавіатурі. Бажано не робити цього до того як будуть встановлені умови вибору (див. Вибірка).

Якщо у формі "Каталог" виводиться результат пошуку документів в тематичному каталозі, до умов вибору додається ще одна умова. Це може бути одна з таких умов:

- Всі документи тем: Тема 1, Тема 2, ...

- Всі документи тем з підтемами: Тема 1, Тема 2, ...

- Документи спільні для тем: Тема 1, Тема 2, ...

Перелік відібраних

(Пункт меню "Форми\Перелік відібраних")

Таблична форма "Перелік відібраних" призначена для реалізації ручного відбору документів з електронного каталогу, а саме: за допомогою функції "Додати позначені до відібраних" форми Каталог в ній накопичуються відповідні документи для подальшого перегляду і замовлення. Має вигляд:

Спеціальні поля табличної форми "Перелік відібраних":

Спеціальні функції табличної форми "Перелік відібраних" (меню "Документ\..."):

Загальні функції див. Загальні поля і операції.

Бібопис документа

(Пункт меню "... \Показати бібопис", "... \Змінити бібопис" double click на документі з форм "Каталог", "Бібліотечний фонд", "Перелік відібраних", "Потреби", "Замовлення (комплектування)", "Замовлення читачів", "Видані документи", "Відмовлення")

Форма застосовується для:

- створення нового бібліографічного опису документа (реєстрації документа) (Пункт меню "Документ\Зареєструвати" або Ctrl+I),

- перегляду існуючого бібліографічного опису документа (Пункт меню "Документ\Показати бібопис" або double click на документі),

- корегування існуючого бібліографічного опису документа (Пункт меню "Документ\Змінити бібопис")

Має вигляд:

В верхній частині цієї форми містяться поля, загальні для всіх видів документів, які називаються основними полями. В нижній частині форми знаходиться таблиця, в якій містяться додаткові поля, специфічні для різних видів документів. У випадаючому списку "Вид документа" треба вибрати, до якого виду має належати документ. Перелік видів документів формується адміністратором Системи (див. Види документів). В залежності від того який вид документів вибраний, в таблиці додаткових полів будуть виведені ті чи інші додаткові поля.

Основні поля:

Підготовка переліків описана в розділі "Переліки типових значень".

Заповніть основні поля бібопису документа. При цьому слід мати на увазі те, що значення в полі "К-ть примір." (кількість примірників) змінити не можна: воно обчислюється автоматично. Серед основних полів лише поле "Назва" треба заповнити обов'язково, всі інші поля можна залишити пустими. Значення в поля слід заносити так, як вони мають виглядати в картці, наприклад, К. - Київ.

В стандартах бібліографічних описів документів передбачена велика кількість різноманітної інформації про документ. Значна частина цієї інформації може не використовуватись або використовуватись лише в специфічних видах документів.

Додаткові поля виводяться в таблиці, що розташована в нижній частині діалогової форми "Бібопис документа". Коли вибирається вид документа, ця таблиця заповнюється відповідними додатковими полями.

Наприклад, нехай в Системі визначений вид документа "Книга". Для цього виду передбачені, зокрема, такі додаткові поля: "Відомості щодо назви" та "Інформація про переклад". В цьому випадку, якщо вибрати вид документа "Книга", перелік додаткових полів набуде вигляду, зображеному нижче:

Для того щоб заповнити поле, треба перейти в це поле і ввести відповідний текст. Слід зауважити, що додаткові поля відрізняються за типом. Тому для різних полів очікується ввід даних певного типу. Типами є тексти, дати, цілі чи десяткові числа, значення з переліків, а також групи полів. Якщо поле є групою полів (фактично це просто назва групи полів), то воно позначається як (Г) в кінці назви поля. Взагалі, якщо в кінці назви поля стоїть така позначка (або позначка (П) - значення з переліку), це означає, що для вводу значення поля треба викликати додатковий діалог. Для того щоб це зробити, треба навести курсор миші на клітинку стовпчика "Значення" в рядку відповідного додаткового поля і двічі поспіль натиснути ліву кнопку миші.

Розглянемо, наприклад, додаткове поле "Інформація про переклад". Безпосереднє редагування значення поля заблоковане, тому що це поле має складну структуру, тобто складається з підполів. Для того щоб заповнити інформацію, наведіть курсор миші на клітинку перетину колонки "Значення" і рядка "Інформація про переклад" і двічі натисніть кнопку миші. Після цього з'явиться діалогова форма "Підполя":

У діалоговій формі "Підполя" виводиться перелік підполів для деякого додаткового поля (в даному випадку для поля "Інформація про переклад"). Таблиця підполів має такий самий вигляд і правила заповнення як і таблиця додаткових полів. В ній також можуть бути підполя, що позначені знаком (П) і, відповідно, вимагають додаткового діалогу для вводу значення. Для додаткового поля "Інформація про переклад" це, наприклад, підполе "Мова оригіналу".

Безпосередній ввод тексту в полі "Мова оригіналу" заблокований, тому що необхідно, щоб була введена лише одна з тих мов, які передбачені в Системі. Щоб вибрати мову, наведіть курсор миші на клітинку перетину стовпчика "Значення" і рядка "Мова оригінала" і двічі натисніть ліву кнопку миші. Після цього з'явиться діалогова форма "Список":

У діалоговій формі "Список" виводиться перелік допустимих значень для деякого додаткового поля (в даному випадку перелік мов). Виберіть необхідне значення і натисніть кнопку або двічі поспіль натисніть ліву кнопку миші на необхідному значенні. Вибирати необхідне значення можна за допомогою стандартних прийомів Windows. Оскільки список довгий, краще спочатку ввести першу літеру назви відповідної мови, наприклад "У" для української: буде відображена перша мова, що починається з літери "У".

Нижче наведені функції даної діалогової форми:

Якщо документ, що реєструється, має електронну копію, її можна переглянути. Для того щоб це зробити, натисніть кнопку . Після цього, в залежності від розширення файла документа, Система запускає відповідну програму для роботи з цим документом. Так, для файлів з розширенням doc буде викликаний MS Word, для файлів з розширенням xls - MS Excel, для файлів з розширенням txt - Notepad тощо. При цьому Система використовує дані операційної системи Windows про відповідність між розширенням файла і програмою обробки файлів з таким розширенням. Ці налагодження можуть бути різними на різних комп'ютерах. Тому для перегляду, наприклад, файла з розширенням txt на одному комп'ютері може бути запущений Notepad, а на іншому - Wordpad.

Додаткові поля документа

(З форми "Бібопис документа")

Призначена для вводу та корегування полів бібопису документа, які віднесені до додаткових.

Має вигляд:

Кнопка дозволяє додати рядок, в якому з переліку (назва поля) слід вибрати відповідне поле за назвою. При цьому коди та індикатори USMARC і UNIMARC будуть автоматично підставлені з визначеного переліку додаткових полів (див. Додаткові поля в розділі "Параметри"). Їх також можна ввести з клавіатури. Для кожного додаткового поля слід ввести значення.

Кнопка дозволяє прибрати позначений рядок.

Електронна копія

(З форми "Бібопис документа")

Форма призначена для визначення місця збереження і рівня захисту електронної копії документа.

Має вигляд:

Поля:

Функції:

Поле "Ім'я файла документа" стає доступним для редагування тільки тоді, коли позначено перемикач "Електронний". Треба вказати повне ім'я файла документа, який вводиться до Системи, тобто пристрій, шлях і власне ім'я, наприклад: C:\DOC\BOOK.TXT. Якщо ви не пам'ятаєте повне ім'я або не хочете вводити його з клавіатури, натисніть кнопку . В цьому випадку буде відкрите стандартне вікно Windows для вибору файлів. Виберіть необхідний файл і натисніть кнопку : шлях відобразиться у полі "Ім'я файла документа".

Якщо доступ до електронного документа треба обмежити, позначте перемикач "Шифрований" (він стане доступним для редагування, якщо позначити перемикач "Електронний" і вказати ім'я файла). В цьому випадку при реєстрації документа Система виведе діалогову форму "Введіть пароль на документ":

Введіть пароль двічі в полях "Пароль" і "Підтвердіть пароль". При цьому замість літер будуть виводитись символи '*'. Тому набирайте пароль дуже уважно, інакше можлива ситуація, коли замість введеного пароля ви запам'ятаєте якийсь інший і доступ до документа не зможе отримати ніхто. В подальшому під час спроби переглянути зміст електронного документа Система запропонує ввести пароль доступу до вибраного документа. Таким чином, переглядати цей документ зможуть лише користувачі, які знають відповідний пароль.

Анотація

(З форми "Бібопис документа")

Призначена для вводу і корегування анотації документа. Має вигляд:

Наступні документи

(З форми "Бібопис документа")

Застосовується для перегляду переліку складових частин документа. Має вигляд:

Функції:

Документи

(З форми "Наступні документи")

Використовується для перегляду документів з ознакою "частина монографії/колекції/серії", які в Системі не мають головних документів. Має вигляд:

Функції:

Вибір головного документа

(З форми "Бібопис документа")

Застосовується для вибору головного документа даної складової частини. Має вигляд:

Функції:

Каталожна картка

(Пункт меню "Форми\Каталожна картка", з форм "Каталог", "Бібліотечний фонд", "Перелік відібраних", "Замовлення читачів", "Видані документи", "Відмовлення", "Вилучені документи", "Дублетні документи")

Призначена для перегляду та друку карток документів. Форма картки має вигляд:

Формат картки вибирається з переліку. Для друку картки у поточному форматі слід натиснути кнопку . Якщо заданий режим перегляду перед друком, буде відображена стандартна вихідна форма з зображенням даної картки (див. Стандартні вихідні форми).

Наявність

(Пункт меню "Документ\Наявність", з форм "Каталог", "Перелік відібраних", "Бібопис документа")

Форма використовується для перегляду місць, де знаходиться (є доступним) позначений документ. Має вигляд:

Функції: