Налагодження параметрів

Для врахування вимог різних бібліотек Система передбачає налагодження широкого кола параметрів. Частина параметрів має бути визначена одразу при встановленні Системи. Інші параметри встановлюються та змінюються в процесі експлуатації системним адміністратором або користувачем, який має відповідні повноваження. Слід зауважити, що всі параметри можуть бути змінені в процесі роботи, але деякі потребують монопольного використання серверу бази даних, а деякі призводять до значного обсягу обробки інформації. Тому змінювати параметри слід обережно, кожен раз зважаючи на наслідки. Редагування параметрів здійснюється через спеціальні форми, які доступні через пункт меню "Параметри":




Ключові параметри

Ці параметри визначають основні характеристики Системи:

Види документів

В діалоговій формі "Види документів" можна редагувати перелік видів документів. У ній можна створювати, редагувати та вилучати різні види документів. Можна також встановлювати порядок, в якому види документів будуть з'являтись у випадаючому списку "Вид документа" при роботі з бібописом документа.

Для того щоб відкрити цю діалогову форму, виберіть пункт меню "Параметри\Ключові параметри\Види документів":

Для того щоб створити новий вид документа, натисніть кнопку . Відобразиться діалогова форма "Новий вид документа":

Введіть назву виду документа. У відповідних випадаючих списках виберіть код документа MARC і рівень бібліографії. В списку "Додаткові поля документа" позначте ті додаткові поля, які повинні входити до складу документів цього виду. Після того як всі дані введені, натисніть кнопку .

Для того щоб відредагувати дані для деякого виду документа, виберіть цей вид документа і натисніть кнопку . Відобразиться діалогова форма "Редагувати вид документа", вигляд якої повністю співпадає з виглядом форми "Новий вид документа". Внесіть необхідні корективи і натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити деякий вид документа, позначте його в списку і натисніть кнопку . Система запропонує підтвердити виконання операції і після підтвердження вилучає вид документа. Слід мати на увазі, що в цьому випадку також будуть вилучені і всі документи вибраного виду.

Для того щоб змінити порядок видів документів, слід скористатись кнопками та . За допомогою кнопки можна підняти вид документа догори на одну позицію, а за допомогою кнопки відповідно опустити на одну позицію. Порядок документів зберігається при відображенні в випадаючому списку форми "Бібопис документа". Для зручності рекомендується розміщати вгорі ті види документів, які найчастіше зустрічаються.

Якщо в формі "Види документів" натиснути кнопку , відкриється діалогова форма "Список полів":

В цій формі можна переглянути або встановити деякі характеристики спеціальних полів документів (так само як через пункт меню "Спеціальні поля").

В Системі передбачені такі характеристики спеціальних полів:

- Використовувати в переліку: якщо встановлена ця характеристика, то відповідне поле буде виводитись у вигляді стовпчика у відповідних табличних формах

- Використовувати при формуванні вибірки: якщо встановлена ця характеристика, то дане поле можна використовувати для формування вибірки у відповідних табличних формах

- Використовувати при сортуванні: якщо встановлена ця характеристика, то у відповідних табличних формах значення цього поля можна використовувати при визначенні порядку сортування

Для того щоб переглянути або встановити характеристики деякого додаткового поля, виберіть це поле в списку і позначте або відмініть позначку відповідних перемикачів.

Шаблони

В системі передбачені засоби створення шаблонів всіх основних друкованих форм, в тому числі бібліографічних карток. Шаблон описується за допомогою спеціальної мови, яка має синтаксис XML. Джерелом даних для кожного виду документів є також XML документ. Наприклад, для бібліографічної картки, джерелом даних є бібопис документа в форматі XML. Шаблон дозволяє створювати різні види карток: картку генерального каталогу, картку тематичного каталогу, за авторами, за назвами і т.і.

Додаткові поля

При визначенні видів документів фіксується перелік основних полів. Як правило, це поля, визначені для даного виду документів державним стандартом. В той же час, стандартами USMARC та UNIMARC передбачено суттєво більше полів, які, хоч і не часто, але мають застосовуватися при складанні бібопису документа. Такі поля в Системі називаються додатковими і виділяються окремо від основних. Це дозволяє уникнути складності і підвищити ефективність Системи в цілому.

Для включення додаткових полів до бібопису в Системі передбачена спеціальна форма "Додаткові поля документа", де для кожного такого поля вводяться коди USMARC та/або UNIMARC і відповідні значення. Для зручності Система пропонує вибирати такі поля за назвами із заздалегідь підготовленого переліку, а вводити лише їх значення. Перелік полів готується за допомогою форми "Додаткові поля":

Для того щоб відкрити цю діалогову форму, виберіть пункт меню "Параметри\Ключові параметри\Додаткові поля". Кнопка дозволяє додати рядок, в який слід ввести відповідну інформацію: назва поля (важливо тільки в межах даної Системи), індикатор і код USMARC та індикатор і код UNIMARC, а також коментар. Кнопка дозволяє прибрати позначений рядок. Можна вказувати коди лише одного з полів: USMARC або UNIMARC. Якщо індикатор не введено, він вважається пустим.

Слід зауважити, що перелік додаткових полів є загальним для всіх видів документів.

Індексування

Для кожного поля документів Системи визначається можливість використання його для пошуку. Вибір таких полів робиться при встановленні Системи. При цьому задати мало полів означає лишитися можливості відбору, задати велику кількість полів - перевантажити Систему зайвими даними. Тому на етапі встановлення рекомендується вказати для пошуку всі поля, які можуть знадобитися для цього, і далі корегувати такий перелік в ході експлуатації Системи. Більш того, у випадку коли поля мають бути застосовані для пошуку, слід подбати про ефективність пошуку за цими полями. Для налагодження полів пошуку застосовується діалогова форма "Індексування" (пункт меню "Параметри\Ключові параметри\Індексування").

Індекси створюються для підвищення швидкості пошуку інформації. Адміністратор Системи може створювати різні індекси в залежності від конкретного наповнення Системи інформацією. Індекси рекомендується створювати по мірі виникнення проблем з продуктивністю Системи. Слід мати на увазі, що збільшення кількості індексів в цілому прискорює пошук документів, але уповільнює їх реєстрацію та імпорт.

Система передбачає достатньо специфічну схему побудови індексів. Так для назв і анотацій документів автоматично будуються індекси за словами, які входять до анотацій та назв. Для авторів створюється індекс авторитетних записів. Окремо будується спеціальний індекс дублетності. Необхідність побудови додаткових індексів має бути визначена системним адміністратором, можливо, на підставі досвіду експлуатації. Слід зауважити, що після внесення змін індекси необхідно перебудувати. Для цього передбачена кнопка .

Перебудова індексів суттєво завантажує сервер. Тому робити це доцільно в монопольному режимі (в неробочий час). Слід зауважити, що індекси автоматично не перебудовуються. В той же час, для підвищення швидкості пошуку їх періодична перебудова вельми бажана. Як часто проводити цю операцію залежить від того, скільки документів реєструється і імпортується в Систему. При нормальній роботі бібліотеки перебудову індексів доцільно проводити один раз на місяць.

Окремо слід зауважити щодо можливості пошуку за умовою "містить текст". Справа в тому, що ця досить зручна можливість пов'язана з обов'язковим перебором документів при пошуку. Якщо всі інші можливості пошуку ("дорівнює", "більше", "починається з" та ін.) дозволяють застосовувати індекси, то для "містить текст" скористатися індексами не можна. Тому, в залежності від кількості користувачів, їх культури, обсягу фонду та потужності серверу адміністратор сам приймає рішення щодо використання даної можливості.

Дублетність

Даний параметр дозволяє визначити поняття дублетних документів в системі. Система контролює ввід дублетних документів при реєстрації та імпорті. В діалоговій формі "Дублетність" виводиться перелік полів, які використовуються при порівнянні документів. Якщо в двох документах значення цих полів співпадають, документи вважаються однаковими - дублетними. Для редагування цього переліку виберіть пункт меню "Параметри\Ключові параметри\Дублетність" З'явиться діалогова форма "Дублетність":

Для того щоб додати поле до списку відібраних полів, позначте його в списку "Поля документа" і натисніть кнопку . Для того щоб вилучити поле зі списку відібраних полів, позначте його в цьому списку і натисніть кнопку . Для того щоб вилучити всі поля зі списку відібраних, натисніть кнопку .

Слід зауважити, що після встановлення параметрів дублетності Система буде створювати "індекс дублетності" - спеціальний унікальний індекс, побудований на базі вказаних полів. Мета цього індексу - прискорення пошуку дублетних при реєстрації та імпорті документів. При великій кількості документів в Системі процедура створення індексу потребує досить багато часу.

Система допускає корегування параметрів дублетності. При цьому раніше зареєстровані в Системі документи можуть "стати дублетними", тобто Система стане містити дублетні (з точки зору нових параметрів) документи. Для пошуку таких документів слід скористатися формою Дублетні.

Додаткові поля партії

Цей параметр визначає додаткові поля книги сумарного обліку, які відносяться до партій надходження та списання літератури. Оскільки в різних бібліотеках сумарний облік може мати специфіку, враховуючи окремий облік книг, брошур, дисертацій, аудіо- та відеоматеріалів, українською, російською, англійською та іншими мовами, художньої, науково-технічної та іншої літератури, Система надає можливість визначити для такого обліку спеціальні поля. Ці поля будуть відображатися при оформленні партій літератури, і, головне, при формуванні книги сумарного обліку.

За допомогою пункту меню "Параметри\Ключові параметри\Додаткові поля партії" відображається форма:

Назва поля буде зустрічатися далі при оформленні партій надходження, при списанні літератури, в книзі сумарного обліку. Тип поля визначає правило, за яким формується його значення. Це може бути група, кількість документів, кількість примірників або сума. Група значень не має - це просто назва сукупності полів. Кількість документів означає, що система має визначити кількість різних найменувань, а кількість примірників означає, що має бути визначена кількість різних примірників безвідносно того, мають вони інвентарні номери чи ні. Що саме слід рахувати, задається умовами вибору при визначеному режимі "Розраховується автоматично". Сума вказує, що значення поля є сумою значень інших раніше визначених полів. Окремий блок дозволяє вказати, де буде використовуватись визначене поле: при надходженні, при вибутті, або і там, і там. Позначка "Вертикальний надпис" дозволяє вказати, як підписати стовпчики в таблиці книги сумарного обліку: зліва-направо, чи знизу-догори.

При визначенні нового поля слід подбати про те, в яку групу воно має бути включене. Для цього треба відмітити необхідну групу і натиснути кнопку . Поле попаде у вказану групу.

Якщо такої групи нема, її треба створити. Групи створюють ієрархію. Таким чином, поля знаходяться на певному рівні ієрархії. При необхідності поле можна перевести на рівень вище чи нижче за допомогою кнопок та відповідно. Порядок полів в групі може бути змінено за допомогою кнопок та .

Умови вибору можна задати тільки при включеному режимі "Розраховується автоматично". Для цього слід натиснути кнопку . Відобразиться стандартна в Системі форма "Вибірка":

Додаткові поля партії бажано визначити одразу при встановленні Системи і надалі не змінювати. В іншому разі доведеться переглядати старі партії надходження та списання, оскільки там відсутні значення щойно введених полів. Якщо ж старі записи не корегувати, можна зіткнутися з проблемами невідповідності даних в книзі сумарного обліку.

Книги інвентарного обліку

Порядок інвентарного обліку бібліотечного фонду в залежності від орієнтації та розмірів бібліотеки може суттєво розрізнятися. У великих бібліотеках інвентарний облік, як правило, ведеться окремо для номерних і безномерних, балансових та небалансових. В той же час, можливі інші варіанти. Для реалізації таких варіантів Система передбачає спеціальні засоби налагодження: визначення книг інвентарного обліку.

Для визначення книг інвентарного обліку слід скористатися пунктом меню "Параметри\Ключові параметри\Інвентарні книги". Відобразиться діалогова форма:

Для кожної книги інвентарного обліку слід визначити її назву, вказати типи документів, які будуть нею враховуватись, а також вказати чи слід включати в облік номерні, безномерні, балансові, небалансові. Спеціальний перемикач "Інвентарні номери - числа" вказує Системі, що всі інвентарні номери мають бути представлені числовими значеннями. В полях "Дата надходження: Від - До" можна вказати, надходження за який період враховуються даною книгою. Слід задати початкову і кінцеву дати включно. Якщо інвентарні номери є числами, то так само можна вказати інтервал інвентарних номерів, які враховуються даною книгою. Для цього слід ввести початковий і кінцевий інвентарні номери в поля "Інвентарні номери: Від - До". Для визначення порядку сортування записів в книзі інвентарного обліку слід натиснути на кнопку . Відобразиться форма "Сортування":

Перелік книг інвентарного обліку та їх характеристики (в тому числі порядок сортування) бажано визначити одразу при встановленні Системи і надалі не змінювати. В іншому разі після змін книги, найімовірніше, доведеться передрукувати.

Параметри системи

В діалоговій формі "Параметри системи" можна змінити загальні параметри Системи. Для того щоб відкрити цю форму, виберіть пункт меню "Параметри\Ключові параметри\Параметри системи":

В полі "Термін повернення (діб)" цієї форми вказується, скільки діб читач може тримати літературу на руках. В полі "Термін повернення для організацій (діб)" вказується, скільки діб може триматись література, передана організації МБА. Перемикач "Скорочена форма авторського знаку" встановлює яка форма авторського знаку (повна чи скорочена буде застосовуватисть за замовчуванням при заповненні авторського знаку. У полі "Грошова одиниця" вказуються скорочені назви грошової одиниці та розмінної монети. Вважається, що використовується грошова одиниця, що має 100 розмінних одиниць. Три перемикача дозволяють встановити для конкретної бібліотеки правила формування номерів примірників: чи є вони числовими, пишуться через дефіс, унікальними. Допомідний номер є фактично префіксом реального номера. На підставі цих даних Система контролює ввід номерів при реєстрації та імпорті, а також оптимізує побудову запитів на пошук. В секції "Відомість про наявність" вказуються , чи слід обрати режим імпорту чи експорту за замовчуванням, коли система разом з бібліографічними описами імпортує (відповідно експортує) відомості про наявність. В полі "Правила користування бібліотекою" вказується текст, що має друкуватися на кожному формулярі читача.

Зовнішні вихідні форми

Система передбачає відображення та друк великої кількості форм. Вважається, що цього достатньо для нормальної експлуатації Системи. В той же час може виникнути потреба в деяких нестандартних формах. Для забезпечення можливості включення таких форм у Систему (надалі - зовнішніх вихідних форм) передбачено спеціальний апарат їх побудови та використання.

Зовнішні вихідні форми бувають стандартні і нестандартні. Стандартною будемо називати форму, яка має спеціальний формат: фіксовані розміри стовпчиків, полів і т.і. Зручність такої форми полягає в тому, що користувач не замислюється над її зовнішнім виглядом, а друкує те, що є. В багатьох випадках це, навпаки, є недоліком, оскільки для конкретних ситуацій форма може бути зроблена суттєво привабливішою. У таких випадках форму передають в MS Excel або зберігають в форматі HTML.

За допомогою пункту меню "Параметри\Ключові параметри\Зовнішні вихідні форми" відкривається діалогова форма "Зовнішні вихідні форми", яка призначена для вводу та редагування таких форм. Для створення зовнішніх вихідних форм користувач повинен мати додаткові знання та навички, а саме:

- знати структуру бази даних Системи

- знати мову SQL

Крім того, для створення стандартних форм користувач повинен вміти працювати з програмою Quest фірми Centura Software Corp. В іншому разі (або при відсутності такої програми) можна підготувати форму тільки для передачі в Microsoft Office через MS Excel або зберегти в форматі HTML для подальшого оформлення та друку.

У правому верхному полі діалогової форми відображається назва форми, у середньому - шаблон (report), а у нижньому - SQL запит. Якщо ви хочете передавати результати запиту лише в програму Excel або зберегти в форматі HTML, шаблон не потрібний. В іншому разі його слід підготувати перед тим, як додавати новий тип форми. Для цього слід скористатись програмою Quest.

Для того щоб додати новий тип зовнішньої вихідної форми, треба натиснути кнопку і заповнити необхідні поля:

- "Назва" - в цьому полі внесіть назву, за допомогою якої ви та інші користувачі могли б легко визначити, які дані і в якому вигляді виводяться в цій вихідній формі

- "Назва файла шаблону вихідної форми" - в цьому полі внесіть назву файла шаблону, який був створений за допомогою програми Quest. Якщо ви не пам'ятаєте назву файла шаблону, можна натиснути кнопку і в стандартному діалоговому вікні Windows для пошуку файлів вибрати необхідний файл. Якщо ви хочете передавати результати запиту лише в програму Excel або зберегти в форматі HTML, це поле заповнювати не треба

- "SQL запит" - в цьому полі занесіть текст запиту на мові SQL, який дозволяє заповнити дану форму інформацією

Після цього натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити тип зовнішньої вихідної форми, треба вибрати її в списку і натиснути кнопку .

Для того щоб відредагувати параметри зовнішньої вихідної форми, треба вибрати її в списку, внести зміни там, де треба і натиснути кнопку .

Після внесення всіх необхідних змін треба натиснути кнопку . Для того щоб відмінити останні незбережені зміни, натисніть кнопку .

Авторитетні записи

Цей розділ параметрів стосується визначення авторитетних записів та іншої інформації, яка визначається стандартами, нормативними документами та спеціалізованими агенствами і має надходити централізовано, хоча може редагуватись засобами системи:

Автори

Авторитетні записи забезпечують можливість пошуку всіх документів автора за будь-яким його псевдонімом. Зокрема, цей механізм можна застосовувати для пошуку автора, прізвище якого введено різними мовами. Для вводу та корегування авторитетних записів в Системі передбачена форма "Авторитетні записи":

Форма складається з трьох частин: ліворуч - перелік авторитетних записів з відповідними кнопками внизу, в середині - перелік авторів авторитетного запису, який вводиться або редагується з відповідними кнопками внизу, праворуч - перелік авторів документів, зареєстрованих в Системі, також з відповідними кнопками.

Для того щоб додати авторитетний запис, слід натиснути кнопку в лівій частині форми. Середнє поле стане доступне для вводу. Для редагування авторитетного запису слід позначити його і натиснути кнопку . Середнє поле стане доступне для редагування. Для вилучення авторитетного запису слід позначити його і натиснути кнопку . Якщо авторитетних записів багато, для пошуку необхідного доцільно скористатися засобами пошуку за контекстом: у верхнє ліве поле внести слово (послідовність символів) і натиснути кнопку . Будуть відібрані всі записи, які містять задане слово.

Для вводу та редагування авторитетного запису застосовується середня частина форми. Кнопка дозволяє додати до переліку нового автора. Кнопка вилучить позначеного автора з запису, який відображений тут як перелік авторів. Кнопка дозволяє зафіксувати зміни в запису, що необхідно робити при закінченні його формування. Порядок входження прізвищ до авторитетного запису є суттєвим з точки зору перегляду. Він може змінюватись кнопками (підняти прізвище на одну позицію догори, тобто посунути вперед) та (опустити прізвище на одну позицію вниз, тобто посунути назад).

У правій частині відображаються всі автори, документи яких зареєстровані в Системі. Для відбору авторів за контекстом слід ввести слово (послідовність символів) і натиснути кнопку . Будуть відібрані всі автори, прізвище яких містить задане слово. Цей перелік можна використовувати при формуванні авторитетного запису: слід позначити автора і натиснути кнопку . Автор увійде до авторитетного запису, який на поточний момент вводиться або корегується.

Авторські знаки

Для редагування таблиці авторських знаків передбачена діалогова форма "Авторські знаки":

Щоб змінити текст авторського знаку, позначте його в списку, відредагуйте текст в полі "Знак" і натисніть кнопку . Текст авторського знаку повинен складатися з двох частин: тексту та коду. В залежності від обраного режиму при реєстрації документа буде вибраний текст (повна форма) або перша літера тексту та код (скорочена форма). Наприклад: для "Альт 58" повною формою є "Альт", а скороченою - "А58".

Щоб вилучити елемент таблиці авторський знаків, позначте його в списку і натисніть кнопку . Після запиту Системи підтвердіть вилучення.

Щоб додати новий запис до таблиці авторських знаків, натисніть кнопку , введіть текст авторського знаку в полі "Знак" і натисніть кнопку .

Після того як внесені всі необхідні зміни, натисніть кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, натисніть кнопку .

Мови

Перелік мов, на які можна посилатись в бібописах документів, створений на основі стандарту USMARC. Потреба в його редагуванні може виникнути дуже рідко, але така можливість передбачена в Системі. Для цього застосовується діалогова форма "Мови":

Для того щоб відредагувати інформацію про мову, виберіть цю мову в переліку, внесіть корективи в полях "Назва" і "Код" і натисніть кнопку .

Для того щоб додати нову мову до списку, натисніть кнопку , заповніть поля "Назва" і "Код" і натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити мову з списку, виберіть цю мову і натисніть кнопку .

Після того як внесені всі необхідні зміни, натисніть кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, натисніть кнопку .

При виборі мови в формі бібопису документа для зручності відображаються не всі мови, а лише ті, які вибрані до перегляду. Позначка "Використовувати" дає можливість включити конкретну мову в перелік для перегляду. Кнопка дозволяє включити до цього переліку всі мови, визначені в даній формі, а кнопка призначена для того щоб зробити цей перелік порожнім.

Країни

Перелік країн, на які можна посилатись в бібописах документів, створений на основі стандарту USMARC. Потреба в його редагуванні може виникнути дуже рідко, але така можливість в Системі передбачена. Для цього застосовується діалогова форма "Країни":

Для того щоб відредагувати інформацію про країну, виберіть цю країну в списку, внесіть корективи в полях "Назва" і "Код" і натисніть кнопку .

Для того щоб додати нову країну до списку, натисніть кнопку , заповніть поля "Назва" і "Код" і натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити країну з списку, виберіть цю країну і натисніть кнопку .

Після того як внесені всі необхідні зміни, натисніть кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, натисніть кнопку .

При виборі країни в формі бібопису документа для зручності відображаються не всі країни, а лише ті, які вибрані до перегляду. Позначка "Використовувати" дає можливість включити конкретну країну в перелік для перегляду. Кнопка дозволяє включити до цього переліку всі країни, визначені в даній формі, а кнопка призначена для того щоб зробити цей перелік порожнім.

Місця видання

Перелік місць видання застосовується при реєстрації документів. Він заповнюється найбільш поширеними для даної бібліотеки місцями видання літератури. Використовувати цей перелік не обов'язково, але часто зручно. Для його доповнення та змінення слід скористатися діалоговою формою "Місця видання":

Робота з цїєю формою повністю аналогічна роботі з формою Відповідальні особи.

Видавництва

Перелік видавництв застосовується при реєстрації документів. Він заповнюється назвами видавництв, найбільш відомими для даної бібліотеки. Досвід показує, що використання цього переліку практично всюди має сенс. Для його доповнення та змінення слід скористатися діалоговою формою "Видавництва":

Робота з цїєю формою повністю аналогічна роботі з формою Відповідальні особи.

Розподіл фонду

Цей розділ параметрів стосується визначення фондів літератури, місць збереження та місць видачі документів:

Фонди

У великій бібліотеці існують декілька фондів. Це зручно з точки зору управління. Якщо фонди визначені, кожний документ приписується конкретному фонду. За цією ознакою документи можна відбирати, отже класифікувати, вести облік і т.і. Для введення та корегування фондів в Системі передбачена діалогова форма "Фонди":

Форма стандартна для всіх переліків. Кнопка дозволяє прибрати елемент переліку, кнопка дозволяє створити новий елемент і почати його редагування. По закінченні редагування елементу (нового чи старого) слід натиснути кнопку . Якщо натиснути кнопку форма закриється, а всі зміни, що були зроблені після того як останній раз натискали на кнопку , будуть втрачені. Якщо натиснути на кнопку , Система перевірить, чи є зміни, які не зафіксовані, і, якщо є, перепитає фіксувати їх, чи ні.

Місця збереження документів

В переліку "Місця збереження документів" міститься перелік сховищ документів, тобто місць, де мають відбиратися примірники. (Див. Видача та повернення документів). Для редагування цього переліку виберіть пункт меню "Параметри\Розподіл фонду\Місця збереження документів". Відобразиться діалогова форма:

Форма стандартна для всіх переліків. (Див. Фонди).

Місця збереження електронних документів

Одним зі способів збереження електронних документів є розміщення їх у спеціальних контейнерах на серверах або робочих станціях локальної мережі. Такий контейнер створюється адміністратором і в подальшому фігурує в переліку місць збереження поряд з локальним CD, адресою в Internet (URL)та базою даних. Для визначення такого місця збереження (контейнера) використовується діалогова форма "Місця збереження електронних документів". Вона відкривається за допомогою пункту меню "Місця збереження електронних документів":

Для того щоб додати нове місце збереження документів, треба натиснути кнопку , заповнити необхідні поля і натиснути кнопку . В полі "Назва" треба вказати ім'я, під яким це місце буде фігурувати серед інших (Див. Реєстрація нового документа). В полі "Місце" вказується повний шлях до відповідного каталогу. При цьому слід вказати мережеву назву комп'ютера, а не відображення (map), тобто шлях повинен мати вигляд "\\Server\Doc", а не "H:\Doc".

Для того щоб вилучити місце збереження документів зі списку, треба вибрати його і натиснути кнопку . Вилучати можна лише ті місця збереження документів, де не міститься жодного документа.

Для того щоб змінити назву або шлях місця збереження документів, треба вибрати його в списку, внести зміни у відповідних полях і натиснути кнопку .

Після внесення усіх необхідних змін треба натиснути кнопку . Для того щоб відмінити внесені зміни, натисніть кнопку .

Місця видачі документів

Місця видачі документів слід визначати тільки в тому разі, коли планується автоматизувати процес видачі документів. При цьому слід мати на увазі, що місця видачі щільно пов'язані з місцями збереження. Справа в тому, що в кожній бібліотеці чітко визначений регламент, які книги в якому місці можна замовити. Місце видачі є тим місцем, куди має бути передано документ для видачі читачеві. Якщо, наприклад, книга є в філії бібліотеки, то, найімовірніше, її видаватимуть тільки в філії, якщо вона є в читальному залі, навряд чи її видаватимуть на абонементі. Для того щоб визначити місця видачі та поставити їм у відповідність місця збереження, слід скористатися пунктом меню "Параметри\Розподіл фонду\Місця видачі документів". При цьому відобразиться діалогова форма:

Для внесення нового місця видачі слід натиснути кнопку . При цьому у полі "Назва" слід вказати назву місця видачі. Ця назва буде надалі фігурувати в формах замовлень. Праворуч у полі "Порядок обробки замовлень"відображений перелік місць збереження, в яких по черзі (зверху-донизу) буде шукатися примірник: обирається перший доступний (не виданий). Для внесення змін у перелік передбачені спеціальні кнопки. Кнопка дозволяє додати до переліку всі місця збереження, а кнопка дозволяє додати до нього тільки місце, вибране у списку "Місця збереження документів". Кнопка дозволяє прибрати позначене місце збереження з переліку, а кнопка дозволяє прибрати всі. Для внесення змін у порядок місць збереження слід скористатися кнопками та .

Для того щоб прибрати місце видачі документів з Системи, слід відмітити його і натиснути на кнопку . Всі зміни треба зафіксувати в Системі, для чого передбачена кнопка . Кнопка дозволяє вийти з діалогової форми з втратою незафіксованих змін. При виході з форми за допомогою кнопки Система, перевіряє, чи є незафіксовані зміни, і перепитує, що з ними робити: зафіксувати, чи відмінити.

Класифікатори та словники

Цей розділ параметрів стосується підготовки інформації для ефективної обробки документів:

ББК

Цей параметр налагоджується при бажанні працювати безпосередньо з кодами певного класифікатора (очікується ББК або аналогічний за структурою).

В бібліотечному описі документа серед основних полів Система передбачає два поля для класифікаторів: УДК і ББК. Хоча ці поля можна використовувати як завгодно, Система пропонує таке. Класифікатор типу УДК має бути побудований за ієрархічним принципом, де тема шифрується послідовністю кодів тем, підтем, підпідтем і т.д. Натомість, класифікатор типу ББК влаштований складніше. Кожний елемент складається з сукупності піделементів, кожний з яких є темою певного класифікатора (тематичного каталогу). Для ББК, наприклад, це тема, період, територія, жанр. Для того щоб визначити перелік класифікаторів, їх порядок, роздільники між елементами та піделементами, призначена діалогова форма "Правила обробки ББК":

Перш за все, треба визначити перелік тематичних каталогів та їх порядок. Праворуч відображаються тематичні каталогі Системи, не включені в формування ББК, ліворуч - ті, які беруть участь у формуванні ББК. Для перенесення каталогів з одного переліку до іншого передбачені кнопки , , та . Для зміни порядку слідування каталогів, які беруть участь у формуванні ББК слід скористатися кнопками та .

Далі слід визначити розділювачі між елементами каталогів. Розділювач фактично визначається префіксом попереднього і суфіксом наступного елемента. Отже визначаються насправді суфікси ("Початковий розділювач") і префікси ("Кінцевий розділювач"). Оскільки Система допускає вказати декілька елементів в одному полі ББК, елементи мають розділятися спеціальним розділювачем елементів "Розділювач між різними ББК".

Тематичний каталог для використання в формуванні ББК повинен задовольняти таким вимогам. Кожна тема має складатися з двох частин: перша частина - код (одне слово), друга - значення (сукупність слів). Тоді при реєстрації документа в разі написання в полі ББК кодів, розділених відповідними розділювачами, Система може визначити відповідні значення і приписати їх даному документу (кнопка у діалоговій формі бібопису документа). Зрозуміло, що така можливість може статися у нагоді бібліотекарям, які досконально володіють тим чи іншим класифікатором: їм простіше вказати коди, а ніж шукати відповідні теми.

УДК

Класифікатор типу УДК визначається за допомогою діалогової форми:

Розділювач між різними УДК дає можливість вказати символ (послідовність символів), який розділятиме різні коди класифікатора у відповідному полі бібопису документа. Призначення і спосіб використання цього класифікатора аналогічні ББК і описані в розділі Правила обробки ББК.

Словники

Для забезпечення ефективного пошуку за назвами документів та анотаціями Система автоматично будує індекси, виділяючи в назвах та анотаціях окремі слова. Серед цих слів можуть бути як важливі з точки зору пошуку, так і відверто зайві, наприклад: прислівники, сполучники, займенники. З метою виключити зайві слова з індексів Система передбачає ведення словників. Словники бувають двох типів: на включення та на виключення. Перші містять слова, які, і тільки вони, можуть включатися в індекси. Другі, навпаки, слова, які в індекси не мають попадати. Таким чином, якщо вдається скласти словник для конкретної предметної області, то його можна зробити словником на включення і обмежити індекси словами саме з цього словника. Якщо такий словник створити не вдається, то для обмеження індексів доцільно створити словники "зайвих слів", при цьому один словник може включати слова з різних мов.

Для підготовки словників передбачена діалогова форма "Словники":

Щоб додати словник, слід натиснути кнопку . Відобразиться діалогова форма "Створення словника":

Треба ввести назву словника, відмітити спосіб використання (на включення чи на виключення) і вказати, чи буде він активним. Система може містити багато словників, і тільки деякі з них на поточний момент можуть бути активними. При реєстрації чи імпорті документів переглядаються тільки словники, активні на поточний момент. Кнопки та стосуються додавання і вилучення окремих слів.

В формі "Словники" позначений словник можна цілком вилучити з Системи (кнопка ) або редагувати. Для редагування (кнопка ) застосовується форма, аналогічна попередній.

В разі, коли склад словників змінився, індекси можна привести у відповідність новим словникам (при цьому індекси можуть тільки зменьшуватись: якщо додані слова в словники на виключення, то ці слова прибираються з індексу, якщо деякі слова виключені зі словників на включення, вони також прибираються з індексу). Для того щоб привести індекси у відповідність словникам, слід натиснути кнопку .

Система включає засоби експорту та імпорту словників в форматі XML. Для цього в формі "Словники" передбачені кнопки та . Відповідні форми описані в розділі "Імпорт словників і переліків" та "Експорт словників і переліків".

Переліки типових значень

Цей розділ стосується підготовки переліків типових значень:

Підрозділи

Перелік підрозділів застосовується при веденні потреб в літературі. Для його доповнення та змінення передбачена діалогова форма "Підрозділи":

Робота з цїєю формою повністю аналогічна роботі з формою Фонди.

Підпідрозділи

Перелік підпідрозділів застосовується разом з переліком підрозділів при веденні потреб в літературі. Кожний підпідрозділ відноситься в точності до одного підрозділу. Для доповнення та змінення переліку підпідрозділів слід скористатися діалоговою формою "Підпідрозділи":

Для того щоб відредагувати назву підпідрозділу, виберіть цей підпідрозділ в переліку, внесіть корективи в поле "Назва" і натисніть кнопку .

Для того щоб додати новий підрозділ до переліку, натисніть кнопку , заповніть поле "Назва", виберіть підрозділ, до якого належить даний підпідрозділ і натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити підпідрозділ з переліку, виберіть цей підпідрозділ і натисніть кнопку .

Після того як внесені всі необхідні зміни, натисніть кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, натисніть кнопку .

Відповідальні особи

Перелік відповідальних осіб застосовується при складанні актів надходження та вибуття. Для його доповнення та змінення слід скористатися діалоговою формою "Відповідальні особи":

Робота з цїєю формою повністю аналогічна роботі з формою "Фонди" за виключенням того що для кожної відповідальної особи вводяться два значення: ПІБ (прізвище, ім'я, по-батькові) та посада. У відповідних формах можна буде вибрати особу за прізвищем, посада вибереться автоматично.

Назви документів

Перелік назв застосовується при реєстрації документів. Він заповнюється назвами, які часто застосовуються для реєстрації документів в даній бібліотеці. Слід зауважити, що насправді це не стільки назви, скільки текстові заготовки, що можуть бути використані при вводі назв. Для доповнення та змінення переліку назв слід скористатися діалоговою формою "Назви документів":

Робота з цїєю формою повністю аналогічна роботі з формою Фонди.

Типи літератури

Так само, як за допомогою належності до фондів, бібліотечний фонд можна ділити за типами літератури. Для визначення типів літератури передбачена діалогова форма "Перелік типів літератури":

Робота з цїєю формою повністю аналогічна роботі з формою Фонди.

Причини вибуття з фонду

Перелік причин вибуття з фонду застосовується при списанні літератури. Для його доповнення та зміни слід скористатися пунктом меню "Параметри\Ключові параметри\Причини вибуття". Відобразиться діалогова форма:

Причини вибуття можуть утворювати дворівневу ієрархію. Це робиться для того щоб, з одного боку, мати можливість більш детально вести інформацію щодо причин втрати фонду, з іншого боку мати узагальнені причини для обліку (в книзі сумарного обліку). Для визначення такого підпорядкування слід скористатися полем "Є частиною":

Для того щоб відредагувати причину вибуття, виберіть її в переліку, внесіть корективи в поле "Назва" і "Є частиною" і натисніть кнопку .

Для того щоб додати нову причину вибуття до переліку, натисніть кнопку , введіть причину в поле "Назва", виберіть, частиною якої причини є дана, і натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити причину з переліку, виберіть її в переліку і натисніть кнопку .

Після того як внесені всі необхідні зміни, натисніть кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, натисніть кнопку .

Причини блокування читачів

Перелік причин блокування читачів застосовується при виконанні операції блокування читача/читачів. Для його доповнення та зміни слід скористатися пунктом меню "Параметри\Ключові параметри\Причини вибуття". Відобразиться діалогова форма:

Для того щоб відредагувати причину блокування читачів, виберіть її в переліку, внесіть корективи в поле "Назва" і натисніть кнопку .

Для того щоб додати нову причину вибуття до переліку, натисніть кнопку , введіть причину в поле "Назва", виберіть, частиною якої причини є дана, і натисніть кнопку .

Для того щоб вилучити причину з переліку, виберіть її в переліку і натисніть кнопку .

Після того як внесені всі необхідні зміни, натисніть кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, натисніть кнопку .

Параметри робочого місця

Параметри робочого місця дозволяють налагодити конкретне робоче місце, а точніше, визначити параметри роботи користувача (того, хто зареєструвався в Системі під даним ім'ям). Для цього слід вибрати пункт меню "Параметри\Параметри робочого місця". Відобразиться діалогова форма:

Перемикач "Перегляд перед друком" визначає, чи необхідно перед друком запускати програму для попереднього перегляду форм, що будуть надруковані.

Секція функцій робочого місця дозволяє орієнтувати дане робоче місце на виконання певної роботи в технологічному циклі обслуговування читачів. Вибір значення в полі "Оформлення замовлень для" дозволяє зафіксувати місце видачі, для якого на даному робочому місці буде оформлюватися замовлення, якщо інше не буде вказано явно. Вибір значення в полі "Обробка замовлень для" дозволяє зафіксувати місце збереження документів, яке буде встановлене за замовчуванням у формі "Замовлення читачів" для використання в певному місці збереження для комплектування замовлень читачів. Вибір значення в полі "Місце видачі" дозволяє зафіксувати місце видачі документів, яке буде встановлене за замовчуванням у формі "Замовлення читачів" для використання в певному місці видачі. Ці параметри у сукупності з правами доступу та профілями формують робоче місце бібліотекаря, орієнтоване на обслуговування читачів.

Перемикач "Показувати теги" дозволяє встановити режим відображення назв полів документа: без тегів, з тегами USMARC, з тегами UNIMARC. Тег відображається після назви поля в дужках. В поле "Шлях до локального CD" слід занести шлях до пристрою читання з компакт-дисків на даному комп'ютері.

Параметри друку

Параметри друку дозволяють задати параметри сторінки картки документа, формуляра та картки читача при запису їх в формат RTF, а також, визначити режим друку за замовчуванням. Для визначення цих параметрів слід вибрати пункт меню "Параметри\Параметри друку". Відобразиться діалогова форма:

Передбачається два режими друку: стандартний, коли картка чи формуляр друкується безпосередньо, або RTF, коли картка чи формуляр записується системою в файл формату RTF і передається застосуванню, яке на даному робочому місці визначене як таке, що обробляє документи цього формату, наприклад, MS Word чи StarWriter.

Для стандартного режиму можна вказати "Перегляд перед друком", що дозволяє переглянути картку чи формуляр на екрані монітора перед тим, як друкувати. Позначивши "Великий шрифт", вказуємо системі друкувати текст карток і формуляра великим шрифтом.

Для режиму RTF всі зміни в способі відображення передбачається робити відповідним редактором, який запускається. Тут також можна вносити зміни в відповідний текст.

Профілі

Призначення профілів

При роботі з Системою користувач відкриває різні форми і різним чином розташовує їх на екрані. В табличних формах він також встановлює зручний порядок та розміри стовпців. При цьому для виконання різних видів робіт бувають потрібні різні варіанти налагодження. Наприклад, для працівника, що виконує видачу та прийом документів, було б доцільно відкрити форми "Замовлення читачів" і "Видані документи" і розташувати їх на екрані так, щоб вони не накладались одна на одну. Працівнику, що виконує реєстрацію читачів, було б доцільно відкрити форму "Читачі" і розгорнути її на весь екран. Таких прикладів можна навести багато.

Для того щоб зробити роботу з Системою більш зручною, в ній передбачена можливість запам'ятовувати налагодження вікон і потім відновлювати їх. Сукупність всіх параметрів налагодження, таких як перелік відкритих вікон, їх розміри, а для табличних вікон також порядок та розміри стовпців і таке інше, називається профілем.

Створення та відновлення профілів

Для того щоб запам'ятати профіль, виберіть пункт меню "Запуск\Зберегти профіль...". З'явиться діалогова форма "Зберегти профіль":

Виберіть профіль, на місці якого буде збережено поточний профіль. Якщо ви бажаєте створити новий профіль, натисніть кнопку . В діалоговій формі "Новий профіль", що з'явиться після цього введіть назву нового профілю, виберіть категорію профілю (загальний - для всіх, для групи - доступний тільки членам даної групи, персональний - доступний тільки даному користувачу) і натисніть кнопку :

Якщо відмічено "Початковий", то для даного користувача цей профіль буде автоматично завантажуватись при запуску Системи.

Для того щоб відновити профіль, тобто відкрити і розташувати на екрані необхідним чином потрібні форми, виберіть пункт меню "Запуск\Вибрати профіль...". В діалоговій формі "Вибрати профіль", що з'явиться після цього, виберіть потрібний профіль і натисніть кнопку або двічі поспіль натисніть на профілі лівою кнопкою миші.

Редагування переліку профілів

Для того щоб вилучити або перейменувати деякий профіль, виберіть пункт меню "Параметри\Профілі...". З'явиться діалогова форма "Профілі":

Щоб вилучити профіль, виберіть його в списку і натисніть кнопку . Щоб перейменувати профіль, виберіть його в переліку, натисніть кнопку і введіть нову назву та характеристики профілю в діалоговій формі "Профіль", що з'явиться після цього:



Пошук у тематичних каталогах

Оскільки тематичні каталоги можуть широко використовуватись для розв'язання різних задач (наприклад: тематичний каталог як структура спеціальностей, основної наукової тематики, структури навчальних курсів, структура монографії і т.і.), їх кількість може стати досить значною. Частина з цих каталогів буде визначена як доступна для різних груп користувачів. Отже користувачеві одночасно можуть бути доступними багато каталогів, більшість з яких йому не потрібна. Зайві каталоги можуть суттєво заважати при пошуку тем. З метою уникнути цього Система містить засоби обмеження переліку тематичних каталогів, у яких має здійснюватись пошук, для кожного користувача окремо. Для введення таких обмежень передбачена форма "Пошук у тематичних каталогах":

У формі наводиться перелік доступних тематичних каталогів, праворуч - перелік тих, де пошук буде здійснюватись, ліворуч - інші доступні. За допомогою кнопок та позначений чи всі каталоги можна включити в перелік для пошуку, а за допомогою та , напваки, виключити з цього переліку.