Засоби інтерфейсу

Інтерфейс Системи з користувачем забезпечується за допомогою монітора, принтера, клавіатури, миші та сканера штрих-коду. Три останні призначені для вводу інформації і, в певній мірі, дублюють можливості одне одного.

Клавіатура є достатнім пристроєм для роботи з Системою. Всі функції можуть запускатися через меню стандартним для Windows чином ("Alt" + "Підкреслена клавіша основного меню" + "Підкреслена клавіша підменю"). Перехід з одного активного елементу форми до іншого виконується за допомогою клавіші "Tab". Клавіша "Enter" натискає на активну кнопку.

Миша може повністю заміняти клавіатуру при відборі елементів форми і запуску функцій. Проте вводити інформацію за її допомогою практично неможливо.

Сканер штрих-кодів дозволяє ввести інформацію і запустити функцію. Сканер необхідний тільки у разі використання технології штрих-кодів для маркування примірників документів та читацьких білетів.

Принтер застосовується для друку актів надходження та списання, сторінок книг інвентарного та сумарного обліку, карток тематичного та генерального каталогів, формулярів та відібраної інформації з усіх табличних форм.

Монітор призначений для відображення інформації через вікна, які управляються за стандартними правилами Windows. Кожна форма Системи відображається в окремому вікні.

В Системі передбачено три типи форм: табличні форми, форми тематичних каталогів та діалогові форми.

Робота з табличною формою

При роботі з Системою дуже часто дані наводяться у вигляді рядків та стовпчиків або, інакше кажучи, у вигляді таблиці. Таке представлення даних виконується за допомогою так званих табличних форм. В цьому розділі описуються загальні принципи роботи з табличними формами.

Вигляд і складові табличної форми

В різних табличних формах міститься різна інформація. У кожної форми свій перелік стовпчиків, свій набір команд для операцій над інформацією, свої особливості представлення даних. Але є в них і багато спільного, тому при роботі з різними табличними формами використовуються загальні принципи.

Загальні елементи табличної форми

Для того щоб ознайомитись з загальними елементами, з яких складається таблична форма, розглянемо малюнок. На ньому зображено приклад табличної форми, в якій міститься перелік відібраних документів.

Таблична форма має загальні елементи, що властиві всім вікнам Windows . Це заголовок форми, кнопки мінімізації, максимізації, закриття форми. Розміри та місцезнаходження форми можна змінювати стандартними засобами Windows. Якщо дані не вміщуються у формі, з'являються лінійки вертикальної та/або горизонтальної прокрутки.

В верхній частині форми знаходиться лінійка інструментів. На цій лінійці можуть бути розташовані кнопки для виконання різних операцій, інформаційні поля тощо. Для того щоб з'ясувати або пригадати, яку операцію виконує та чи інша кнопка, слід навести на неї курсор миші і зачекати 1-2 с. Після цього поряд з курсором з'явиться підказка.

Власне дані, як вже зазначалось вище, виводяться у вигляді рядків і стовпців. Як правило, в рядках міститься різна інформація про деякий об'єкт (в нашому прикладі про деякий документ), а в стовпцях міститься певна характеристика різних об'єктів, наприклад, назва чи автор. Перетин рядка і стовпця називається клітинкою.

Кожний стовпець має свою назву. Ця назва виводиться в сірому прямокутнику над стовпцем, що називається заголовком стовпця.

Сірий прямокутник зліва від рядка називається заголовком рядка. У заголовку рядка можуть виводитись різні службові дані про стан рядка, наприклад, номер, або піктограма, яка вказує на те, що рядок було змінено. Заголовки рядка в табличній формі можуть бути відсутні.

Один з рядків таблиці може бути активним або поточним. Такий рядок виділяється рамкою з потовщених ліній, що оточують зверху і знизу цілий рядок. Щоб зробити рядок активним, натисніть мишею будь-де на цьому рядку. За допомогою клавіш "Стрілка вниз", "Стрілка вгору" можна переносити рамку активного рядка відповідно на наступний або попередній рядок.

Режими таблиці

Таблична форма може бути в одному з двох режимів: режимі клітинок або режимі рядків. В режимі клітинок можна виконувати редагування або перегляд окремих клітинок таблиці. В режимі рядків можна виконувати операції над цілим рядком або стовпчиком: виділяти цілий рядок або групу рядків, виділяти стовпчик або групу стовпчиків, змінювати розмір або місцезнаходження стовпчика тощо.

Режим клітинок

Для того щоб перейти в режим клітинок, треба навести курсор миші на деяку клітинку і натиснути ліву кнопку миші. В цьому випадку в полі клітинки з'явиться курсор у вигляді вертикальної лінії:

Тепер значення клітинки можна редагувати так, ніби це звичайне поле вводу тексту. Можна також вставляти текст з буферу обміну (Clipboard) або копіювати фрагменти тексту в буфер обміну.

Для деяких стовпчиків можливість редагування змісту клітинок може бути заблокована, тобто неможливо змінювати текст, що міститься в клітинках цих стовпчиків, але можна копіювати його повністю або частково в буфер обміну.

Для деяких стовпчиків режим клітинок може бути повністю заблокований. В цьому випадку, якщо навести курсор миші на клітинку такого стовпчика і натиснути ліву кнопку миші, відповідний курсор вводу тексту у вигляді вертикальної лінії не з'явиться і таблиця залишиться в режимі рядків.

Визначити, заблокований режим клітинок для деякого стовпчика чи ні, можна за формою курсору миші. Наведіть курсор на деякий стовпчик. Якщо він набуде форми вертикальної лінії з горизонтальними рисками вгорі і внизу, то режим клітинок для цього стовпчика доступний:

Якщо курсор набуде форми стрілки, то режим клітинок для такого стовпчика заблокований:

Для того щоб перейти в режим рядків, треба навести курсор миші на заголовок деякого рядка і натиснути ліву кнопку миші. В цьому випадку рядок буде виділеним темним кольором:

Виділення рядків і стовпчиків

Для того щоб виділити рядок в таблиці, треба навести курсор миші на заголовок рядка і натиснути ліву кнопку миші. При цьому інші виділені рядки стануть не виділеними.

Якщо треба відмінити виділення деякого рядка, слід натиснути кнопку Shift на клавіатурі і, не відпускаючи її, навести курсор миші на заголовок рядка і натиснути ліву кнопку миші.

Для того щоб виділити кілька рядків таблиці, що йдуть підряд, треба виконати такі дії:

1. Навести курсор миші на заголовок першого рядка

2. Натиснути і не відпускати ліву кнопку миші

3. Не відпускаючи ліву кнопку миші навести курсор на заголовок останнього рядка

4. Відпустити ліву кнопку миші

Для того щоб виділити кілька рядків таблиці, що йдуть не підряд, треба виконати такі дії:

1. Натиснути і не відпускати клавішу Shift на клавіатурі

2. Навести курсор миші на заголовок рядка, що має бути виділеним, і натиснути ліву кнопку миші

3. Повторити операцію 2 для всіх рядків, що повинні бути виділені

4. Відпустити клавішу Shift на клавіатурі

Таким же чином можна виділити і один або декілька стовпчиків.

Виділення декількох рядків в таблиці може бути заблокованим. В цьому випадку може бути виділений лише один рядок.

Виділення стовпчиків може бути заблокованим. В цьому випадку, якщо навести курсор миші на заголовок стовпчика і натиснути ліву кнопку миші, таблиця буде переведена в режим клітинок.

Зміна розміру стовпчиків

Перенесення стовпчиків

Приховування та відновлення відображення стовпчиків

Якщо деякі стовпці тимчасово не треба виводити на екран, їх можна сховати. Для цього слід виділити необхідні стовпчики і вибрати пункт меню "Таблиця\Сховати стовпчики".

Якщо треба відновити зображення деякого стовпчика на екрані, необхідно вибрати пункт меню "Таблиця\Показати стовпчики". Після цього з'явиться діалогова форма "Вибір стовпчиків":

Слід вибрати ті стовпчики, які треба знову відображати на екрані і натиснути кнопку .

Заповнення або відновлення інформації в таблиці

Коли відкривається таблична форма, її потрібно заповнити даними. Надалі при роботі з табличною формою виникають ситуації, коли дані в таблиці треба перезаповнити, або, інакше кажучи, відновити. Необхідність у відновленні даних виникає в таких випадках:

- були встановлені або змінені налагодження на представлення даних в таблиці (порядок сортування, вибірка тощо)

- за допомогою інших пунктів меню та діалогових вікон дані були змінені і інформація в табличній формі стала застарілою

- дані були змінені іншим користувачем. Така ситуація може виникнути при редагуванні одних і тих самих даних кількома користувачами одночасно

В деяких табличних формах заповнення або відновлення виконується автоматично після відкриття форми або після зміни порядку сортування чи умов вибору.

У випадку, коли заповнення табличної форми даними потребує значного часу, ця операція виконується лише за командою користувача. При відкритті таких вікон таблиця спочатку порожня і лише після відповідної команди відновлення заповнюється даними.

Для того щоб заповнити або відновити інформацію в таблиці, можна виконати одну з таких дій:

- На панелі інструментів натиснути кнопку

- На клавіатурі натиснути клавішу F5

- Вибрати пункт меню "Таблиця\Відновити"

Сортування рядків

При необхідності порядок сортування рядків у таблиці можна змінити. Для цього виберіть пункт меню "Таблиця\Сортування". На екрані з'явиться діалогова форма "Сортування":

В лівому полі виберіть стовпці, значення яких повинні впливати на порядок рядків у таблиці і за допомогою подвійного натискання кнопки миші або за допомогою кнопки перенесіть їх у праве поле. Якщо деякі стовпці треба вилучити з правого поля, виберіть їх і використовуйте подвійне натискання миші або кнопку . За допомогою кнопки можна вилучити з правого поля всі рядки. Використовуючи кнопки та встановіть порядок сортування. (Спочатку рядки будуть відсортовані за значенням першого (верхнього) стовпця. Там, де це значення співпадає, буде використане значення другого стовпця і т.д.). Для кожного вибраного стовпця за допомогою кнопок та встановіть напрямок сортування (зростаючий чи спадний).

Вибірка рядків в таблиці

У більшості випадків необхідно відображати в таблиці не всі рядки, а лише ті, що відповідають необхідним умовам. Щоб встановити ці умови, натисніть кнопку , що міститься в лінійці інструментів над таблицею, або виберіть пункт меню "Таблиця\Умови вибору...". Якщо це зробити, наприклад, в табличній формі "Каталог", з'явиться діалогова форма "Вибірка":

В списку "Поле" цієї форми знаходиться перелік полів рядка, на які можна накласти обмеження. Коли вибирається деяке поле в цьому списку, в списку "Умова" виводиться перелік умов, які можуть бути накладені на вибране поле, а праворуч від списку "Умова" з'являються елементи форми, у яких заповнюються конкретні дані умови. Вигляд цих елементів залежить від типу інформації, що міститься у вибраному полі, і від вибраної умови.

Якщо вибрана умова "Без обмежень", ніяких елементів праворуч не виводиться і ніяких обмежень на значення вибраного поля не накладається.

Якщо вибране поле містить текстові дані, праворуч від списку "Умова" виводиться поле для вводу тексту "Значення" і перемикач "Враховувати регістр":

Якщо вибране поле містить числові дані або дату чи час і умова вимагає лише одного параметра (дорівнює, більше, менше тощо), праворуч від списку "Умова" виводиться поле для вводу даних "Значення":

При введенні в полі "Значення" дат слід заносити їх в такому форматі: дд.мм.рррр, де дд - це число, мм - місяць, рррр - рік. Для значення року можна вводити лише дві останні цифри. Наприклад, дата 30 березня 1997 року повинна виглядати так: 30.3.97 або 30.03.1997.

Якщо вибране поле містить числові дані або дату чи час і умова вимагає двох параметрів (в діапазоні, не в діапазоні), праворуч від списку "Умова" виводяться поля "З" і "По" для вводу нижньої і верхньої границь діапазону:

При встановленні умови з двома параметрами слід пам'ятати, що значення цих параметрів перевіряються включно, тобто, якщо в полі "З" стоїть 1.01.1998 а в полі "По" 31.01.1998, то під час вибірки будуть відібрані ті рядки, в яких значення відповідного поля більше або дорівнює 1.01.1998 і менше або дорівнює 31.01.1998

Якщо вибране поле може приймати значення з деякого набору можливих значень, праворуч від списку "Умова" виводиться список "Значення":

Виберіть зі списку "Значення" ті рядки, яким повинна відповідати умова. Коли умови накладаються на декілька полів, вони комбінуються, тобто під час вибірки будуть відібрані рядки, які відповідають всім встановленим умовам.

Розглянемо приклад. Нехай в форміі "Каталог" треба відібрати документи російською або українською мовами, що надійшли до бібліотеки в березні 1998, і які зараз є в наявності. Отже, слід виконати такі дії:

1. В списку "Поле" вибираємо рядок "Мова", в списку "Умова" вибираємо рядок "Включаючи", в списку "Значення" вибираємо рядки "Російська" і "Українська"

2. В списку "Поле" вибираємо рядок "Дата реєстрації", в списку "Умова" вибираємо рядок "В діапазоні", в поле "З" заносимо "01.03.98", в поле "По" заносимо "31.03.98"

3. В списку "Поле" вибираємо запис "В наявності", в списку "Умова" вибираємо запис "Більше", в поле значення заносимо 0

Після того як всі необхідні умови встановлені, слід натиснути кнопку . Якщо з якихось причин треба відмовитись від внесених змін, треба натиснути кнопку .

Для того щоб відразу очистити значення всіх встановлених раніше обмежень на рядки, треба на лінійці інструментів табличної форми натиснути кнопку або вибрати пункт меню "Таблиця\Відмінити умови вибору".

Отримання вихідних форм

Для того щоб роздрукувати дані, що містяться в таблиці, виберіть пункт меню "Таблиця\Скорочена стандартна вихідна форма" або "Таблиця\Повна стандартна вихідна форма". В цьому випадку запускається окрема програма для роботи зі стандартними вихідними формами. Порядок роботи з цією програмою описаний у розділі "Стандартні вихідні форми". Для того щоб передати дані до програми MS Excel, виберіть пункт меню "Таблиця\Вихідна форма в Excel". В цьому випадку запускається програма Excel і до неї передаються необхідні дані. За допомогою Excel ви маєте можливість переглядати ці дані і друкувати їх. Також таблицю можна записати в файл в форматі HTML. Після цього для перегляду результата автоматично запуститься Internet браузер, визначений в системі за замовчуванням.

Робота з формою тематичного каталогу

Форма тематичного каталогу містить теми в точності одного каталогу. Для їх відображення слід скористатися пунктом меню "Тематичний каталог\Відкрити" і вибрати відповідний тематичний каталог з наданого переліку. Форма має вигляд:

Кожна тема в цій формі виводиться в окремому рядку. Ліворуч від назви теми виводиться невеликий малюнок-позначка. За цією позначкою можна визначити, чи має тема підтеми, чи містить тема документи тощо. В Системі передбачені такі види позначок тем:

- тема найвищого рівня в тематичному каталозі, головна тема. Фактично, вона представляє тематичний каталог. Якщо, наприклад, змінити назву цієї теми, автоматично зміниться назва тематичного каталогу

- тема не містить ні підтем, ні документів

- тема має підтеми, але не містить документів

- тема не має підтем, але містить документи

- тема має підтеми і містить документи

- тема є підтемою самої себе. Щоб розкрити цю тему, треба перейти на копію цієї теми на рівні, що ближче до головної теми. Щоб запобігти плутанині, рекомендується уникати ситуацій, коли тема є підтемою самої себе

Теми в тематичному каталозі можна розгортати. Якщо тема розгорнута, то відразу під нею виводяться всі її підтеми, які трохи зсунуті праворуч. Щоб розгорнути тему, слід навести на неї курсор миші і двічі поспіль натиснути ліву кнопку миші, або натиснути клавішу "плюс" в цифровій частині клавіатури (так званий "сірий плюс"), або вибрати пункт меню "Відображення\Розгорнути один рівень".

Щоб згорнути тему, слід навести на неї курсор миші і двічі поспіль натиснути ліву кнопку миші, або натиснути клавішу "мінус" в цифровій частині клавіатури (так званий "сірий мінус"), або вибрати пункт меню "Відображення\Згорнути одну тему".

Послідовно розгортаючи підтеми даної теми, її можна розгорнути частково або повністю:

Щоб згорнути всі теми, слід вибрати пункт меню "Відображення\Згорнути всі теми" або натиснути на клавіатурі Ctrl+O.

Якщо тема має занадто довгу назву, яка не вміщується цілком у формі, слід вибрати пункт меню "Тема\Назва повністю". Відкриється форма, в якій буде виводитись повна назва теми, на якій стоїть маркер:

Закрити цю форму можна стандартним способом або повторним вибором пункту меню "Тема\Назва повністю".

Робота з діалоговою формою

На відміну від табличної форми та форми тематичного каталогу робота з діалоговою формою не може вестися одночасно з роботою з іншими формами. З діалогової форми не можна відкрити ніякої форми, крім діалогової. Нижче відображена типова діалогова форма.

При закінченні вводу або редагування даних в діалоговій форміі слід натиснути кнопку або . Перша призводить до виходу з діалогової форми зі збереженням змін, друга - до виходу з форми без збереження. За певних обставин при виході з діалогової форми Система може перепитати, чи слід зберігати зміни.

Стандартні вихідні форми

Практично всі табличні форми Системи можуть бути надруковані. Для цього слід відкрити форму, зробити необхідні вибірки і скористатися пунктом меню "Стандартна вихідна форма" та/або "Скорочена стандартна вихідна форма". При роботі з вихідними формами запускається окрема програма. При цьому на екрані дані відображаються в такому саме вигляді, який має бути отриманим на папері. Перед тим, як роздрукувати вихідну форму, можна її попередньо переглянути її, щоб вирішити, чи доцільно друкувати зараз, чи треба встановити інші значення вибірки, сортування тощо. Можна також вибрати для друку лише окремі сторінки. Вносити зміни при перегляді вихідної форми не можна. Типова стандартна вихідна форма має вигляд:

Для роботи з вихідними формами передбачені такі пункти меню та кнопки на панелі інструментів:

Два передостанні пункти меню працюють як перемикачі: увімкнувши один ми автоматично вимикаємо інший.

Система не передбачає спеціальних засобів корегування вихідної форми перед друком. Натомість існує можливість передати форму в електронну таблицю для подальшого оформлення, друку та використання в інших документах. Для цього слід скористатися пунктом меню "Вихідна форма в Excel". Зауважимо, що для цього на робочому місці треба мати встановлену програму MS Excel. Інша можливість - створення HTML документа, який в подальшому можна переглядати, корегувати та передавати засобами Internet. Для цього слід скористатися пунктом меню "Вихідна форма в HTML". Система створить відповідний HTML документ, перепитає, де його зберегти (викликається діалогова форма "Відкриття файлів") і автоматично запустить застосування, яке пов'язане з даним типом файла (як правило, стандартний на даному робочому місці броузер).

Зовнішні вихідні форми

При роботі з Системою можуть виникнути ситуації, коли необхідно виконати складну нетипову вибірку, яку неможливо реалізувати стандартними засобами Системи. В цьому випадку адміністратор Системи може сформувати і зберегти в Системі специфічні запити до бази даних, а користувач може застосовувати ці запити. Форми, що отримуються таким чином, називаються зовнішніми вихідними формами.

Зовнішні вихідні форми можуть бути стандартними або вихідними формами Excel чи HTML. При виборі стандартної зовнішньої форми результати запиту передаються до окремої програми, за допомогою якої можна переглядати та друкувати дані. Детально робота з цією програмою описана у розділі "Стандартні вихідні форми". При виборі виду вихідної форми "Excel" результати запиту передаються до програми MS Excel. При виборі виду вихідної форми "HTML" результати запиту оформлюються як HTML документ, записуються у файл, ім'я та шлях до якого Система перепитає за допомогою діалогової форми "Відкриття файлів", після чого Система автоматично запускає застосування, яке пов'язане з даним типом файла (за замовчуванням - стандартний броузер).

Для того щоб вивести на екран зовнішню друковану форму, треба вибрати пункт меню "Запуск\Зовнішня вихідна форма\Стандартна вихідна форма..." або "Запуск\Зовнішня вихідна форма\Вихідна форма в Excel...", або "Запуск\Зовнішня вихідна форма\Вихідна форма в HTML...". З'явиться діалогова форма:

Виберіть необхідну зовнішню вихідну форму і натисніть кнопку .

Якщо необхідної зовнішньої форми в списку немає, зверніться до адміністратора Системи з проханням її створити. Створення зовнішніх вихідних форм описане в розділі Зовнішні вихідні форми.