або виберіть пункт меню "Документ\Замовити позначені". Якщо
активної особи на даний момент не встановлено (див. нижче), з'явиться
діалогова форма:
Цикл обслуговування читачів пропонується організувати за двома схемами. Перша схема – це схема з попереднім замовленням:
замовлення документів: читач або працівник бібліотеки для даного конкретного читача вводить в Систему замовлення з вказівкою про місце, де документ має бути виданим,
комплектування замовлень: працівник бібліотеки, відповідальний за комплектування замовлень читачів у даному місці збереження документів, відбирає конкретні примірники, вводить їх номери і передає документи до відповідного місця видачі,
видача документів: працівник бібліотеки на конкретному місці видачі отримує документ з місця збереження і видає їх читачеві,
повернення документів: читач повертає документи на місце видачі (в принципі, не обов'язково на те, де документи були отримані), працівник бібліотеки робить позначку про повернення і передає документи до відповідного місця збереження.
Ця схема типова для випадку, коли відбір документів здійснюється працівниками бібліотеки, і є найбільш поширеною для абонементів в вітчизняних бібліотеках.
Друга схема може вважатися скороченою:
видача документів: працівник бібліотеки на конкретному місці видачі видає читачеві конкретний примірник, знайдений бібліотекарем чи самим читачем,
повернення документів: читач повертає документи на будь-яке місце видачі, працівник бібліотеки робить позначку про повернення і передає документи до відповідного місця збереження.
Ця схема є найбільш поширеною для читальних залів (підручний фонд) та для бібліотек, де відбір документів здійснюється самим читачем (характерно для бібліотек Північної Америки та Європи) .
Обидві схеми можуть мати безліч варіацій, в залежності від конкретної бібліотеки. Система підтримує їх за рахунок засобів налагодження параметрів ( див. Місця збереження документів, Місця видачі документів та Параметри робочого місця). Значний вплив на схему може мати впровадження технології штрих-кодів (див. Робота зі штрих-кодами).
Результатом пошуку документів є перелік документів у формі "Каталог" або "Перелік відібраних". Тепер необхідні документи можна замовити.
Замовлення може зробити користувач, який має на це повноваження. Це може бути як читач, так і працівник бібліотеки. При цьому підходи можуть бути різні, але засоби є однаковими.
Перед тим як робити замовлення, доцільно звернути увагу на стовпчик "В наявності" в формі "Каталог". В цьому стовпчику виводиться кількість примірників, які є в наявності на поточний момент. Якщо там стоїть значення 0, замовлення може бути зробленим, але не може бути виконаним. Воно буде стояти в черзі доки буде повернений відповідний примірник або читачу буде відмовлено.
Якщо ж примірники документів є в
наявності, їх можна замовити. Для цього в формі "Каталог"
позначте необхідні документи і натисніть кнопку
або виберіть пункт меню "Документ\Замовити позначені". Якщо
активної особи на даний момент не встановлено (див. нижче), з'явиться
діалогова форма:
Введіть шифр читача і
натисніть кнопку
.
З'явиться діалогова форма вибору місця видачі:
Позначте необхідне місце видачі і
натисніть кнопку
.
Замовлення буде прийняте. Якщо для одного читача буде замовлятися
кілька документів, доцільно спочатку зробити його активною особою. Це
можна зробити двома шляхами. Перший зручний, коли відомий шифр читача
(наприклад, при наявності на перепустці читача штрих-коду): за
допомогою пункту меню "Запуск\Активна особа" (клавіші
Ctrl+A) відображається діалогова форма:
Вводиться шифр читача і читач стає активною особою, про що свідчить інформація на верхній панелі головного вікна Системи. Якщо ви не пам'ятаєте шифр читача, можна зробити таким чином:
Відкрийте форму "Читачі". Для цього виберіть пункт меню "Форми\Читачі"
Знайдіть в формі "Читачі" того читача, на якого треба замовити документи, і позначте його
Натисніть
кнопку
на лінійці інструментів форми "Читачі"
або виберіть пункт меню "Читач\Замовлення". В цьому
випадку вибраний читач стане
активною особою, тобто наступне замовлення документів буде
виконано на цього читача
Перейдіть у форму "Каталог"
і натисніть кнопку
на його лінійці інструментів або виберіть пункт меню
"Документ\Замовити позначені". Після цього документ
відразу буде занесений до списку замовлених
Слід зауважити, що активна особа встановлена до тих пір, поки не буде встановлена інша, або не буде явно знята. Для того щоб зняти активну особу, слід скористатися пунктом меню "Запуск\Зняти активну особу" (клавіші Ctrl+D).
За результатами відбору необхідні документи можна накопичувати в формі "Перелік відібраних". З цієї форми можна так само замовити документи, як з форми "Каталог".
Замовлення, зроблені читачами, можна передивитися в формі "Замовлення читачів". Ця форма використовується в місцях комплектування замовлень читачів. Спеціальний фільтр "Місце збереження" дозволяє відбирати тільки ті документи, які мають бути знайдені у даному місці збереження. Так працівник, відповідальний за комплектування замовлень в основному фонді, буде працювати приблизно з такою формою:
Якщо інформації у формі буде досить
багато, для зручності можна скористатись іншими фільтрами. Наприклад,
фільтр "Місце видачі" дозволяє відібрати тільки примірники,
які мають бути доставлені на конкретне місце видачі. Оскільки Система
автоматично не відновлює інформацію в формі (це принципово!),
працівник має періодично відновляти інформацію за допомогою кнопки
,
клавіші F5 або пункту меню "Таблиця\Відновити".
Після чергового відновлення
інформації зроблене читачем замовлення відобразиться в цій формі.
Далі треба відібрати примірник. Для цього слід натиснути кнопку
і передивитись, які примірники можна видати, тобто перелік всіх
вільних примірників даного документа:
Якщо примірників в
наявності нема, то замовлення комплектувати не можна, слід або
відмовити читачу (кнопка
попередньої форми "Замовлення
читачів", пункт
меню "Документ\Відмовити") , або зачекати, доки відповідний
примірник повернеться до фонду. Для прийняття рішення корисно
скористатись кнопкою
,
яка дозволяє передивитися також і видані примірники.
Якщо примірники в
наявності є, за допомогою шифру та авторського знаку працівник має
знайти і відібрати абиякий з них. Повернувшись на робоче місце зі
знайденим примірником він має виділити вибраний примірник в переліку
і натиснути кнопку
.
Нехай номер відібраного
примірника 1489198. Позначимо його і натиснемо кнопку
.
Після цього інформація в формі "Замовлення
читачів" дещо зміниться: в полі "Статус"
з'явиться значення "Знайдено", а у полі "Номер
примірника" буде фігурувати значення 1489198:
Для видачі документів застосовується та ж сама форма "Замовлення читачів", що й при комплектуванні замовлень, але місце видачі має бути налагоджене дещо інакше: тут необхідно задати конкретне місце видачі. Шифр і авторський знак тут можна прибрати, натомість слід відобразити шифр і прізвище читача, який замовив документ:
Позначивши примірник і
натиснувши кнопку
(пункт меню "Документ\Видати"), видаємо документ читачеві.
Після цього документ вилучається з даної форми. За певних обставин
читачеві можна відмовити. Для цього передбачена кнопка
(пункт меню "Документ\Відмовити"). В цьому випадку система
запросить ввести причину відмовлення, автоматично звільнить
примірник, якщо він уже був призначений, і зробить відповідний запис
у таблицю відмовлень. При цьому в
полі "Статус" позначених документів буде виведений
відповідний текст. Користувач, який замовив документи,
переглядаючи табличну форму "Замовлення
читачів", зможе
побачити, що йому відмовили у видачі замовлених документів. Після
цього він може замовити потрібні документи пізніше або спробувати
замовити інші документи. У випадку, коли замовлення слід зняти (читач
відмовився чекати, відмовлено через нестачу примірників, було
зроблено випадково і насправді неактуально і т.і.), слід натиснувши
кнопку
або Del (пункт меню "Документ\Вилучити з замовлення").
Зауважимо, що всі документи, які замовлені, в тому числі ті, для яких призначено примірники, і ті, для яких примірники ще не знайдені, відображаються в одній формі. Якщо спробувати видати документ, якому не призначено примірник, Система видасть повідомлення про помилку.
Для того щоб передати документ
організації, слід спочатку зробити цю організацію активною особою.
Для цього слід відобразити форму "Організації",
вибрати потрібну організацію, виділивши відповідний рядок в таблиці,
і натиснути кнопку
на лінійці інструментів або вибрати пункт меню
"Організація\Замовлення". При цьому назва вибраної
організації з'явиться на панелі головного вікна за словом
"Замовлення:" після назви Системи та назви бази даних.
Після того як організація стала активною особою, слід перейти до
форми "Каталог".
В цій формі треба позначити необхідний документ і натиснути кнопку
, що дозволить відобразити діалогову форму "Примірники",
в якій наводяться всі примірники цього документа з відповідними
даними про їх статус:
Слід позначити примірники, які
мають бути видані організації, та натиснути кнопку
(пункт
меню "Документ\Видати"). В разі, коли кількість одиниць у
примірника більша за 1 (для безномерних) Система перепитає, скільки
одиниць слід видати:
...
По закінченні операції Система видасть повідомлення:
При цьому вказані примірники будуть позначені, як передані цій організації, дата видачі буде відповідати поточній даті, а дата повернення буде більша за поточну на термін, визначений в параметрах Системи як "Термін повернення для організацій".
При скороченій схемі обслуговування для видачі документів читачеві слід вибрати читача з переліку читачів (форма "Читачі" ) і вибрати пункт меню “Читач\Видати”. Буде відображена форма:
Далі по кожному примірнику слід у
відповідне поле ввести його інвентарний номер і натиснути кнопку
.
Після того, як весь перелік введено і узгоджено з читачем, слід
натиснути кнопку
:
примірники видані. Більш детально ця процедура описана в розділі
Робота
зі штрих-кодами.
Перегляд виданих документів здійснюється за допомогою форми "Видані документи". Для того, щоб відкрити цю форму, виберіть пункт меню "Форми\Видані документи". Ті документи, що утримуються на руках довше визначеного строку, виділяються червоним кольором.
Слід зауважити, що перегляд документів, виданих читачам, і перегляд документів, переданих організаціям МБА, здійснюється окремо. Для переходу з одного режиму в другий слід скористатися перемикачем "МБА" на лінійці інструментів даної форми.
Після того як читач повернув
документ, треба позначити цей документ у формі "Видані
документи читача" і
натиснути кнопку
на лінійці інструментів або вибрати пункт меню "Документ\Повернути".
Повернення документа можна
зафіксувати й іншим чином. Для цього виберіть читача, що повертає
документ, в табличній формі "Читачі"
і натисніть кнопку
на лінійці інструментів або виберіть пункт меню "Читач\Видані
документи". В діалоговій формі "Читачі",
що з'явиться після цього, позначте документи, які повернув читач, і
натисніть кнопку
.
Повернення документів для організацій МБА здійснюється так само як для читачів, з урахуванням встановленого режиму МБА у формі "Видані документи" та форми "Організації" замість форми "Читачі".
За замовчуванням в табличній формі
"Видані
документи" виводяться
лише ті документи, які на поточний момент знаходяться у читачів. Якщо
на лінійці інструментів натиснути кнопку
або вибрати пункт меню "Таблиця\Історія", таблиця перейде в
режим відображення історії. В цьому режимі виводяться всі документи,
які коли-небудь видавались читачам, в тому числі ті, що повернені.
Для того щоб відмінити режим відображення історії, треба повторно
натиснути кнопку
або повторно вибрати пункт меню "Таблиця\Історія". Після
зміни режиму відображення форма спорожняється, тому її треба
перезаповнити.
При скороченій схемі обслуговування для повернення документів читачем слід вибрати читача з переліку читачів (форма "Читачі" ) і вибрати пункт меню “Читач\Повернути”. Буде відображена форма:
Далі по кожному примірнику слід у
відповідне поле ввести його інвентарний номер і натиснути кнопку
.
Система перевірить, чи був цей примірник дійсно виданий і, якщо так,
то відобразить його в переліку. Після того, як весь перелік введено і
узгоджено з читачем, слід натиснути кнопку
і примірники будуть повернені. Більш детально ця процедура описана в
розділі Робота
зі штрих-кодами. Зауважимо, що у такий спосіб можна
повертати не тільки документи даної особи, а будь-які документи,
видані бібліотекою. Тому, можливі випадки, коли читач може
помилитися, здавши замість своїх подібні документи, взяті іншою
особою, і, таким чином, залишитися боржником.
Для того щоб замовити документи на читача, читач має бути зареєстрованим в Системі. Для реєстрації читача та корегування інформації про нього слід відобразити форму "Читачі":
Для реєстрації читача натисніть
кнопку
. Відобразиться пуста форма, яку слід заповнити:
Надалі інформацію про читача можна
редагувати. Для цього в формі "Читачі"
слід виділити певного читача і натиснути кнопку
.
Відобразиться форма "Картка
читача", як описано
вище. Кнопка
дозволяє переглянути всі документи, які видані даному читачеві:
Натиснувши кнопку
можна побачити перелік документів, які видавались цьому читачеві з
моменту його реєстрації в Системі. Кнопка
дає можливість повернути видані документи безпосередньо з цієї форми.
Не слід плутати читача з користувачем Системи. Користувач - це особа, яка може зареєструватися в Системі і виконувати відповідні дії. Читач - це особа, для якої можна замовляти і видавати документи. Читач може бути користувачем, але це не обов'язково. В той же час користувач може не бути читачем.
Реєстрація організації в Системі і корегування інформації щодо них здійснюється з форми "Організації" (пункт меню "Форми\Організації"):
Стандартні в Системі
засоби відбору і сортування дозволяють полегшити пошук необхідної
організації при великій кількості їх в Системі. Виділивши організацію
і натиснувши кнопку
,
можна переглянути перелік документів, які видані даній організації,
так само як і для читача. За допомогою кнопки
можна переглянути перелік документів, які надійшли від даної
організації:
Для редагування інформації про
конкретну організацію слід виділити її в переліку форми і натиснути
кнопку
.
З'явиться форма "Картка
організації":
Організація одночасно
може бути як постачальником документів, так і "читачем"
(МБА). Роль організації в Системі визначається відповідними
позначками на формі. Натиснувши кнопку
можна передивитися перелік документів, виданих цій організації, а
натиснувши на кнопку
- перелік документів, що від цієї організації були отримані.
Для того щоб зареєструвати нову організацію, в формі "Організації" слід вибрати пункт меню "Організація\Зареєструвати". З'явиться пуста форма організації, яку треба заповнити.
Інформація про читачів та організації може експортуватися та імпортуватися в файл в форматі XML. Існує багато причин, чому такі операції можуть статися у нагоді, наприклад:
- при встановленні бібліотеки з'ясовується, що інформація про читачів вже введена. Тоді легше перевести її в формат XML і імпортувати в Систему, ніж вводити ще раз,
- бібліотека розподілена так, що як філії, так і центральне відділення бібліотеки можуть обслуговувати одних і тих самих читачів. Тоді інформацію про читачів можна ввести і підтримувати в центральному відділенні, передаючи її для імпорту в філії,
- різні бібліотеки в одному регіоні, найімовірніше, мають одних і тих самих постачальників літератури. Домовившись, вони можуть обмінюватись інформацією про постачальників через експорт-імпорт (передаючи файли експорту на дискетах або за допомогою електронної пошти).
Для експорту інформації про читачів слід відкрити форму "Читачі", виділити необхідних читачів і запустити функцію експорту (меню "Читачі\Експортувати позначені"). Система запропонує ввести ім'я та місце файла, який стане файлом експорту. Аналогічно з форми "Організації" експортується інформація про організації.
Для імпорту інформації про читачів та організації слід запустити функцію експорту (меню "Запуск\Імпортувати читачів та організації"). Система запропонує ввести ім'я та місце файла експорту. Цей файл для читачів і організацій однаковий.