Бібліотечний фонд - відбір примірників документів
Примірники - перегляд та редагування примірників документа
Додати примірники - ввід нових примірників документа
Вибір нового місця збереження - зміна місця збереження примірника документа
Вибір нового фонду - зміна фонду, до якого належать примірники документа
Зміна примірників - встановлення спільних значень одночасно кількох примірників
До списання - позначення примірника до списання
Друк формуляра - здійснення друку формулярів примірників
Потреби - відбір потреб на документ
Комплектування документом - ввід та редагування потреб і замовлень на комплектування бібліотеки документом
Змінити статус потреби - зміна статусу потреби на документ
Замовлення (комплектування) - відбір замовлень бібліотеки на документ
Змінити статус замовлення - зміна статусу замовлення на документ
Надходження до фонду - відбір партій надходження літератури
Партія - ввід та редагування акту надходження літератури
Перелік документів партії - відображення переліку документів партії надходження літератури
Вибуття з фонду - відбір актів списання
Списані документи - відображення переліку документів, списаних за актом
Акт списання - ввід і редагування акту списання літератури
Перелік документів до списання - відбір документів, позначених до списання, до поточного акту списання
Імпорт бібліотечного фонду - здійснення імпорту бібліотечного фонду
Експорт бібліотечного фонду - здійснення експорту бібліотечного фонду
(Пункт меню "Форми\Бібліотечний фонд", автоматично при пошуку за темами з форм "Тематичний каталог" та "Відбір за темами")
В табличній формі "Бібліотечний фонд" виводиться загальний перелік примірників документів, які зареєстровані в Системі. Має вигляд:
Спеціальні поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Вид документа |
З переліку вибирається <Всі> або вид документа, який використовується як фільтр при відборі |
|
Записів |
Свідчить про кількість відібраних примірників (якщо >100, можна уточнити за допомогою функції "Таблиця\Кількість відібраних" |
Спеціальні функції табличної форми "Бібліотечний фонд" (меню "Документ\..."):
|
Кнопки |
Меню |
Функції |
|---|---|---|
|
|
Друк картки |
Друкується каталожна картка. Система перепитує вид картки (стандартна, тематична або картка генерального каталогу) та параметри друку |
|
|
Друк формуляра |
Друкуються формуляри примірників документа. Система перепитує, формуляри яких примірників слід друкувати (див. Друк формуляра) |
|
|
Вилучити примірники |
Виділені примірники вилучаються з Системи, але тільки в тому разі, коли вони не видані і ніколи не видавались, інакше вони просто стають недоступними для цієї форми |
|
|
Комплектування |
Відображується форма "Комплектування документом" для даного документа |
|
|
Змінити позначені примірники |
Система виводить діалогову форму "Бібопис документа", заповнену тільки полями, значення яких для всіх виділених документів однакове. Всі поля, які в цій формі будуть заповнені, набудуть введеного значення у бібописах всіх виділених документів |
|
|
Видати позначені |
Позначені примірники видаються активній особі. Якщо активна особа не встановлена, Система пропонує ввести шифр читача |
|
|
До списання |
Викликається діалогова форма "До списання" заповнена інформацією щодо даного примірника (якщо безномерний, то можливо кілька примірників!) |
|
|
Експортувати відібрані примірники |
Інформація щодо всіх відібраних примірників документів експортуються в файл в форматі XML. Система перепитує ім'я та шлях файла експорту |
|
|
Експортувати позначені примірники |
Інформація щодо позначених примірників документів експортуються в файл в форматі XML. Система перепитує ім'я та шлях файла експорту |
Загальні функції див. Загальні поля і операції.
Каталог документів може налічувати
сотні тисяч записів. Тому при відкритті це вікно автоматично не
заповнюється. Для того щоб заповнити вікно, можна натиснути кнопку
на лінійці інструментів або вибрати пункт меню "Таблиця\Відновити",
або натиснути клавішу F5 на клавіатурі. Бажано не робити цього до
того як будуть встановлені умови вибору (див. Вибірка).
(Пункт меню "... \Примірники" з форм "Каталог", "Бібліотечний фонд", "Перелік відібраних", "Потреби", "Замовлення (комплектування)", "Замовлення читачів", "Видані документи", "Відмовлення")
Призначена для вводу та корегування інформації про примірники даного конкретного документа. Має вигляд:
Поле "Всього примірників" містить кількість примірників даного документа.
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
Відображуються всі примірники документа, включаючи списані |
|
|
Друкується формуляр (формуляри) виділеного примірника. Якщо встановлений режим перегляду перед друком (див. Параметри робочого місця), то перед друком буде відображена вихідна форма (див. Стандартні вихідні форми) |
|
|
Відображується діалогова форма "Сортування" |
|
|
Позначені примірники будуть видані активній особі (звичайно, організації МБА) |
|
|
В переліку примірників створюється ще один рядок для вводу інформації про примірник |
|
|
Викликається діалогова форма "Додати примірники" |
|
|
Виділений примірник вилучається з Системи |
|
|
Викликається діалогова форма "Вибір нового місця збереження", яка дозволяє вибрати для примірника нове місце збереження |
|
|
Викликається діалогова форма "Вибір нового фонду", яка дозволяє вибрати для примірника новий фонд |
|
|
Викликається діалогова форма "До списання", яка дозволяє переглянути примірники та відмітити деякі до списання |
|
|
До запуску цієї функції треба відмітити два рядки, які містять однакову інформацію про безномерні примірники (номер партії, місце збереження, фонд). Система створить один рядок замість цих двох |
У цій формі можна надрукувати
формуляри для внесених примірників. Для цього позначте необхідні
примірники і натисніть кнопку
.
Після цього буде запущена програма для роботи зі стандартними
вихідними формами. Ви можете переглянути вигляд формуляра і, якщо він
вас влаштовує, надрукувати його на принтері. Про роботу з
стандартними вихідними формами детально описано в розділі "Стандартні
вихідні форми".
(З форми "Примірники")
Форма призначена для вводу одночасно кількох (групи) номерних примірників. Має вигляд:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Початковий інв. номер примірника |
Вводится номер, починаючи з якого будуть нумеруватися підряд всі примірники групи, що реєструються в Системі |
|
Кількість |
Вводиться кількість примірників, які реєструються |
|
Ціна |
Вводиться ціна одного примірника |
|
Місце збереження |
З переліку вибирається місце збереження групи примірників, що реєструється |
|
Фонд |
Вибирається з переліку фонд, до якого належатимуть примірники групи, що реєструється |
|
Партія |
Вибирається з переліку партія, за якою надійшли примірники групи, що реєструється |
(З форми "Примірники")
Форма призначена для вибору нового місця збереження примірників. Має вигляд:
Вибирається нове місце збереження примірника (примірників) документа.
(З форми "Примірники")
Форма призначена для визначення фонду для одного або групи примірників. Має вигляд:
Вибирається новий фонд, до якого належатиме примірник (примірники) документа.
(З форми "Бібліотечний фонд")
Форма використовується для зміни значень одночасно у всіх описах позначених примірників документів. Має вигляд:
Поля повністю відповідають формі "Примірники".
(З форм "Примірники" та "Бібліотечний фонд"))
Форма призначена для вводу одночасно кількох номерних примірників. Має вигляд:
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
В переліку "До списання" створюється новий пустий рядок, який слід заповнити: з переліку вибрати причину вибуття і ввести кількість (для номерних завжди 1) |
|
|
Примірник, відмічений до списання, вилучається з переліку "До списання" і повертається до бібліотечного фонду |
(Пункт меню "Друкувати формуляр" з форм "Каталог", "Бібліотечний фонд" та "Примірники")
Форма використовується для друку формулярів примірників позначеного документа. Має вигляд:
Якщо відмічено поле "Друкувати всі", функція "Позначити всі" недоступна.
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
Починає друк формулярів всіх або позначених примірників документа |
|
|
Робить позначеними всі примірники документа |
|
|
Закриває форму |
(Пункт меню "Форми\Потреби")
Форма призначена для роботи з записами про потреби в літературі:
Форма містить такі спеціальні поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Статус |
Вибирається з переліку {Актуально, Виконано, Знято} |
|
Рядків |
Відображує кількість відібраних записів про потреби |
|
Підрозділ |
Підрозділ, до якого належить той, хто ввів потребу (відповідає полю "Хто замовив") |
|
Підпідрозділ |
Підпідрозділ, до якого належить той, хто ввів потребу (відповідає полю "Хто замовив") |
Виділивши потребу, маємо одночасний доступ до запису про потребу і документ, для якого складена потреба (Меню Потреби\...):
|
Кнопки |
Меню |
Функції |
|---|---|---|
|
|
Редагувати потребу |
Викликається діалогова форма "Комплектування документом" |
|
|
Змінити статус потреби |
Викликається діалогова форма "Змінити статус потреби" |
|
|
Вилучити потребу |
Потреба вилучається з Системи. Використовується у випадку, коли потреба була введена помилково |
Загальні функції див. Загальні поля і операції.
(Пункт меню "Документ\Комплектування" з форм "Каталог" та "Бібліотечний фонд", з форм "Бібопис документа", "Потреби" та "Замовлення (комплектування)")
Форма використовується при визначенні потреб та формуванні замовлень на придбання даного документа. Складається з чотирьох аркушів. Перший аркуш має вигляд:
У лівій формі відображається перелік потреб, введених для даного документа, у правій – перелік записів про поповнення місць збереження примірниками.
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
Додає новий рядок в переліку відповідно потреб, чи записів про поповнення фонду, після чого слід ввести інформацію щодо цієї потреби чи запису про поповнення |
|
|
Відповідний рядок (потреба чи запис про поповнення) вилучається з Системи |
|
|
Дозволяє змінити статус потреби. Статус змінюється автоматично з "Актуальео" на "Виконано" при виконанні функції врахування потреби. |
|
|
Врахування потреби. На підставі інформації з виділених потреб створює записи про поповнення фонду або додає інформацію в існуючі. Для кожного місця збереження може існувати не більш одного запису. |
|
|
При виділеному запису поповнення фонду відображує діалогову форму реєстрації примірників, які мають розподілятися до даного місця збереження. |
Другий аркуш має вигляд:
У верхній частині відображується інформація про наявність документа в організаціях - постачальниках літератури, в нижній частині - перелік актуальних замовлень для придбання додаткових примірників.
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
Додає новий рядок в переліку замовлень, після чого вводиться інформація щодо цього замовлення |
|
|
Виділене замовлення вилучається з Системи |
|
|
За інформацією з виділеного рядка переліку наявності генерує рядок переліку замовлень, куди вставляє значення полів "Постачальник" (з поля "Назва організації") та "Дата замовлення" (поточна дата) |
|
|
Дозволяє змінити статус Замовлення. Статус завжди змінюється вручну на підставі інформації з коментаря.. |
Третій аркуш дозволяє переглядати інформацію про розподіл даного документа за місцями збереження:
Четвертий аркуш дозволяє переглядати інформацію про примірники за кожним інвентарним (обліковим) номером окремо:
(З форми "Потреби")
Форма використовується для зміни статусу потреби. Має вигляд:
Зміна статусу потреби дозволяє уникнути зайвої інформації при розгляді актуальних потреб, не вилучаючи з Системи неактуальні потреби, і таким чином, зберігати історію введення потреб.
(Пункт меню "Форми\Замовлення (комплектування)")
Форма призначена для роботи з записами про замовлення на поставку літератури (комплектування бібліотечного фонду). Має вигляд:
Форма містить такі спеціальні поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Постачальник |
Вибирається <Всі> або одна з переліку організацій - постачальників літератури |
|
Рядків |
Відображує кількість відібраних записів про замовлення |
|
Статус |
Вибирається <Всі> або одне зі значень статусу замовлення {Актуально, Виконано, Знято} |
Виділивши замовлення, маємо одночасний доступ до запису про замовлення і документ, щодо якого складено замовлення (Меню Замовлення\...):
|
Кнопки |
Меню |
Функції |
|---|---|---|
|
|
Редагувати замовлення |
Викликається діалогова форма "Комплектування документом" |
|
|
Змінити статус замовлення |
Викликається діалогова форма "Змінити статус замовлення" |
|
|
Вилучити замовлення |
Замовлення вилучається з Системи. Використовується у випадку, коли замовлення було введено помилково |
Загальні функції див. Загальні поля і операції.
(З форми "Замовлення (комплектування)")
Форма використовується для зміни стутусу замовлення. Має вигляд:
Для збереження історії замовлень, коли замовлення виконується або стає неактуальним, треба міняти його статус, а не вилучати з Системи.
Пункт меню "Форми\Надходження до фонду")
Форма призначена для роботи з записами про надходження до бібліотечного фонду, що оформлюється актами надходження літератури. Має вигляд:
Форма містить таке спеціальне поле:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Рядків |
Відображує кількість відібраних записів про надходження до фонду |
Функції (меню Надходження\...):
|
Кнопки |
Клавіші |
Меню |
Функції |
|---|---|---|---|
|
|
Ctrl-L |
Додати (опис партії) |
Викликається пуста діалогова форма "Партія" |
|
|
|
Змінити (опис партії) |
Викликається діалогова форма "Партія", заповнена інформацією з виділеного надходження |
|
|
Del |
Вилучити (опис партії) |
Надходження (партія) вилучається з Системи. Використовується у випадку, коли надходження було введено помилково |
|
|
|
Друкувати акт |
Друкується акт надходження. Якщо заданий режим перегляду перед друком, буде відображена відповідна вихідна форма |
|
|
|
Перелік документів |
Відображується перелік документів, які стосуються виділеного надходження у формі "Перелік документів партії" |
Загальні функції див. Загальні поля і операції.
(З форми "Партія")
Форма використовується при оформленні партії надходження літератури. Має вигляд:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Номер |
Вводиться номер акта надходження |
|
Дата запису |
Вводиться дата запису про надходження |
|
Звідки надійшло |
З переліку організацій-постачальників літератури вибирається постачальник даної партії |
|
Номер супровідного документа |
Вводиться номер накладної чи іншого документа на партію літератури |
|
Дата супровідного документа |
Вводиться дата накладної чи іншого документа на партію літератури |
|
Посада |
Відображується посада відповідальної особи, вибраної з переліку (див. поле "ПІБ") |
|
ПІБ |
З переліку вибирається відповідальна особа, яка має підписувати даний акт |
|
Примітка |
Коментар (в акті не друкується) |
|
Текст |
Вводиться текст акта (спочатку пропонується стандартний, де <орг> - назва організації вставляється автоматично у відповідності до вибраного постачальника |
|
Додаткові поля партії |
Додаткові поля партії, визначені параметрами Системи. Для кожного поля ліве значення вводиться, праве - розраховується автоматично (див функцію "Перерахувати") |
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
У діалоговій формі "Перелік документів партії" відображається перелік документів даної партії літератури |
|
|
Перераховуються значення додаткових полів партії. Інформація береться з даних про примірники документів. Якщо ці дані не відповідають введеним даним (ліве значення), то це свідчить про те, що не всі примірники зареєстровано коректно або дані введені невірно |
(З форми "Надходження до фонду")
Форма використовується при перегляді переліку примірників партії надходження літератури. Має вигляд:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Номер партії |
Відображується номер даної партії |
|
Кількість примірників |
Відображується кількість примірників документів партії (Увага! Безномерні примірники одного документа однієї партії тут вважаються за один примірник) |
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
Викликається діалогова форма "Сортування" для визначення умов сортування документів у даній формі |
|
|
Закриває дану форму |
(Пункт меню "Форми\Вибуття з фонду")
Форма призначена для роботи із записами про вибуття з бібліотечного фонду, які оформлюються актами списання літератури. Має вигляд:
Форма містить таке спеціальне поле:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Рядків |
Відображує кількість відібраних записів про надходження до фонду |
Функції (меню Вибуття\...):
|
Кнопки |
Клавіші |
Меню |
Функції |
|---|---|---|---|
|
|
Ctrl-L |
Додати (акт списання) |
Викликається пуста діалогова форма "Акт списання" |
|
|
|
Змінити (акт списання) |
Викликається діалогова форма "Акт списання", заповнена інформацією з виділеного вибуття |
|
|
Del |
Вилучити (акт списання) |
Вибуття (акт списання) вилучається з Системи. Використовується у випадку, коли вибуття було введено помилково |
|
|
|
Друкувати акт |
Друкується акт списання. Якщо заданий режим перегляду перед друком, буде відображена відповідна вихідна форма |
|
|
|
Перелік списаних документів |
У формі "Списані документи" відображається перелік документів, які стосуються виділеного вибуття |
Загальні функції див. Загальні поля і операції.
(З форми "Вибуття з фонду")
Форма використовується при перегляді переліку списаних примірників, які відносяться до конкретного вибуття літератури. Має вигляд:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Номер акта |
Відображується номер даного акта списання |
|
Кількість примірників |
Відображується кількість примірників документів, які списуються за даним актом (Увага! Безномерні примірники одного документа однієї партії тут вважаються за один примірник) |
|
Перелік примірників |
Відображується перелік примірників документів, які списані за даним актом |
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
Викликається діалогова форма "Сортування" для встановлення умов сортування примірників в даній формі |
|
|
Форма закривається |
(З форми "Вибуття з фонду")
Форма використовується при оформленні акта списання літератури. Має вигляд:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Номер |
Вводиться номер акта списання |
|
Дата запису |
Вводиться дата запису про списання |
|
Дата затвердження акта |
Вводиться дата затвердження акта про списання |
|
Посада |
Відображується посада відповідальної особи, вибраної з переліку (див. Поле "ПІБ") |
|
ПІБ |
З переліку вибирається відповідальна особа, яка має підписувати даний акт |
|
Примітка |
Коментар (в акті не друкується) |
|
Текст |
Вводиться текст акта (спочатку пропонується стандартний, де <орг> - назва організації вставляється автоматично у відповідності до вибраного постачальника |
|
Додаткові поля партії |
Додаткові поля партії, визначені параметрами Системи. Для кожного поля ліве значення вводиться, праве - розраховується автоматично (див функцію "Перерахувати") |
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
У діалоговій формі "Перелік документів до списання" відображається перелік документів, які мають списуватися за даним актом |
|
|
Перераховуються значення додаткових полів партії. Інформація береться з даних про примірники документів. Якщо ці дані не відповідають введеним даним (ліве значення), то це свідчить про те, що дані застарілі або введені невірно |
(З форми "Вибуття з фонду")
Форма використовується при формуванні переліку примірників, які плануються списати за даним актом. Має вигляд:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Номер акта |
Відображується номер даного акта списання |
|
Кількість примірників |
Відображується кількість примірників документів, які списуються за даним актом (Увага! Безномерні примірники одного документа однієї партії тут вважаються за один примірник) |
|
Перелік примірників |
Відображується перелік примірників документів, які плануються списати |
Функції:
|
Кнопки |
Функції |
|---|---|
|
|
До списку примірників додаються всі примірники, які на поточний момент позначені до списання (ще не списані) |
|
|
Зі списку вилучаються всі позначені примірники. Вони не списуються за даним актом, але залишаються позначеними до списання, тобто мають бути або повернені до бібліотечного фонду, або списані за іншим актом |
|
|
Викликається діалогова форма "Сортування" для встановлення умов сортування примірників в даній формі |
(Пункт меню "Запуск\Імпортувати каталог/бібліотечний фонд")
Форми призначені для імпортування бібліографічних описів та примірників документів. Спочатку відображається форма вибору файла імпорту (див. Відкриття файлів). Існує суттєва різниця між імпортом бібліографічних записів (файли форматів USMARC, UNIMARC, системи МАРК та XML) і імпортом бібліотечного фонду (файли формату XML). Якщо вибирається файл одного з форматів: USMARC, UNIMARC, або системи МАРК, вважається, що здійснюється імпорт бібліографічних записів. В цьому випадку після вибору файла імпорту відображається форма "Імпорт каталогу":
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Windows |
Якщо відмічено, то файл імпорту вважається представленим в кодуванні Windows 1251 |
|
CP866 |
Якщо відмічено, то файл імпорту вважається представленим в кодуванні CP866 |
|
ДСТУ |
Якщо відмічено, то файл імпорту вважається представленим в кодуванні ДСТУ (ГОСТ) |
|
Теми розділені за допомогою символа |
У відповідному полі тем (ключових слів) теми мають бути розділені за допомогою вказаного символа (наприклад, "," або ";") |
|
Додавати до потреб |
Якщо відмічено, то всі введені документи автоматично будуть занесені до переліку потреб без визначення кількості примірників |
|
Враховувати регістр |
Визначає, що великі і малі літери розрізняються |
Якщо вибирається файл формату XML, вважається, що здійснюється імпорт бібліотечного фонду. При цьому, можливо, імпортуються тільки бібліографічні записи, але Система готова до імпорту інформації також і про примірники. В цьому випадку після вибору файла імпорту відображається форма "Імпорт каталогу" такого вигляду:
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Місце збереження |
З переліку вибирається місце збереження, яке буде приписане кожному примірнику, інформація про який імпортується |
|
Фонд |
З переліку вибирається фонд, до якого буде відноситись кожен примірник, інформація про який імпортується |
|
Партія |
З таблиці вибирається партія літератури, до якої буде відноситись кожен примірник, інформація про який імпортується |
Кнопка
призначена для відображення діалогової форми "Партія",
в якій можна створити нову партію літератури.
Далі Система запропонує вибрати тематичні каталоги, в яких будуть шукатися теми, що за назвою співпадають з тими, які присутні в документах, з метою віднести імпортовані документи до існуючих тем, а також тематичний каталог, куди будуть занесені теми, що присутні в імпортованих документах, але не знайдені у вказаних тематичних каталогах:
Зауважимо,
що тематичний каталог "За замовчуванням" в разі потреби
можна створити безпосередньо з цієї форми. Для цього слід
скористатися кнопкою
.
З'явиться пуста діалогова форма "Тематичний
каталог".
В залежності від складу файла імпорту в Систему будуть введені лише бібліографічні описи документів або бібліографічні описи і примірники. Зауважимо, що інформація щодо примірників може бути присутня тільки в файлах імпорту формату XML.
(Пункт меню "Запуск\Експортувати каталог/бібліотечний фонд")
Форми призначені для експортування бібліографічних описів та примірників документів. Спочатку відображається форма вибору файла імпорту (див. Відкриття файлів). Після вибору файла імпорту в залежності від обраного формату відображається одна з форм "Експорт каталогу" (формат USMARC, UNIMARC та текстовий для експорту бібліографічних описів) або "Експорт каталогу в XML":
Поля:
|
Назва |
Призначення |
|---|---|
|
Windows |
Якщо відмічено, то файл експорту буде представлений в кодуванні Windows 1251 |
|
CP866 |
Якщо відмічено, то файл експорту буде представлений в кодуванні CP866 |
|
ДСТУ |
Якщо відмічено, то файл експорту буде представлений в кодуванні ДСТУ (ГОСТ) |
|
Експортувати теми |
Якщо відмічено, то з бібописом документа експортуються всі теми, до яких відноситься цей документ |
|
Експортувати примірники |
Якщо відмічено, то разом з бібописом документа експортується вся інформація про його примірники |
