Термін "документ" визначає носій інформації, що є предметом каталогізації. Це може бути книга, аудіокасета, платівка, відеострічка, комп'ютерний файл тощо.
Для кожного документа, що міститься в бібліотеці, складається бібліографічний опис або, скорочено, бібопис. В бібописі зберігаються загальні відомості про документ: назва, автор, видавництво, рік видання тощо. Крім того, в ньому можуть бути дані, специфічні для деякого виду документа. Наприклад, для книги це можуть бути поля з інформацією про переклад, інформацією про мову, на якій написано резюме тощо. Для серіального видання це можуть бути поля з інформацією про колективного автора, назву серії, назву підсерії тощо.
Бібопис документа може містити посилання на електронну копію документа, яка зберігається в базі даних, в деякому контейнері локальної мережі, на компакт-диску чи сервері глобальної мережі.
Якщо існує декілька повністю однакових документів, ми будемо казати, що є один документ, у якого є декілька примірників. Наприклад, нехай ми маємо 5 книжок "Українські народні казки" одного видання. Тоді ми вважаємо, що в нас є один документ - "Українські народні казки", і в цього документа є 5 примірників. У всіх примірників одного документа один і той самий бібопис.Примірники можуть бути номерні або безномерні. Для кожного номерного примірника або групи безномерних вводиться дата реєстрації в фондах бібліотеки, номер партії надходження та місце збереження.
З іншого боку, в Системі можуть бути зареєстровані документи, які не мають примірників. Це означає, що каталог містить опис документа, якого в фонді бібліотеки нема. Електронні документи, які зберігаються в Системі, також не мають примірників.
Каталог (електронний каталог) - це повний перелік всіх зареєстрованих документів. Елементом каталогу є бібліографічний опис документа. Система пропонує засоби відбору документів за ознаками (значеннями полів бібопису) та за темами, до яких вони відносяться. В результаті відбору можна отримати перелік документів для перегляду та друку. Цей перелік може бути відсортованим за значенням одного або декількох полів.
Каталог розділяється за належністю. Кожен бібліографічний опис належить певній групі користувачів. Це означає, що тільки член цієї групи може змінювати бібопис.
Тематичний каталог призначений для ефективного пошуку документів за рахунок їх попередньої класифікації за певними ознаками, коли документ відносять до тих чи інших тем. З іншого боку, темами можна вважати ключові слова (subject), які вставляються в бібопис документа. Для роботи з темами тематичного каталогу передбачена спеціальна форма "Теми".
В тематичному каталозі заводяться рубрики, які називаються темами. У кожної теми можуть бути підтеми і так далі. Наприклад, в тематичному каталозі можуть бути заведені теми "Музика", "Художня література", "Науково-технічна література". В темі "Музика" можуть бути заведені підтеми "Класична музика", "Джаз", "Рок", "Авторська пісня" тощо. Деякі теми можуть бути віднесені до кількох інших тем. Наприклад, тема "Авторська пісня" може бути підтемою тем "Музика" і "Поезія".
Кожний документ може бути віднесений до одної або до кількох тем одного або кількох тематичних каталогів.
Вважається, що за умов наявності достатньо коректних і повних тематичних каталогів, пошук за темами буде найбільш популярним. Система надає ефективні засоби відбору документів, які відносяться до заданої теми або теми з її підтемами.
В Системі може бути створено багато тематичних каталогів. Для пошуку необхідних документів можна скористатись будь-яким з них.
Одним з тематичних каталогів може бути класифікатор ББК чи УДК. Тематичним каталогом також можуть бути перелік спеціальностей, адміністративна структура установи, до якої належить бібліотека, навчальні дисципліни, структуровані за розділами, і т.ін.
Для накопичення результатів пошуків документів передбачений спеціальний перелік, який підтримується на протязі всього сеансу роботи користувача з Системою. Документи, які містяться в цьому переліку, називаються відібраними документами. Для перегляду і редагування цього переліку застосовується спеціальна форма "Перелік відібраних".
Документи, що зберігаються в електронному вигляді, можна переглядати безпосередньо за допомогою Системи. При цьому для роботи з документом Система застосовує відповідну програму. Наприклад, для документа формату Word викликається програма MS Word або Wordpad, а для документа формату PDF - Adobe Acrobat Reader. Коли документ зберігається в базі даних або в контейнері даних в локальній мережі, Система спочатку переписує його в файл робочого каталогу на комп'ютер користувача, а потім запускає відповідне застосування. В разі, коли документ, що знаходиться в базі даних або в контейнері, запакований та/або зашифрований засобами Системи, то перед запуском застосування Система розгортає та дешифрує його (якщо пароль буде вказано вірно). Якщо такий документ переглядається повторно, Система не переписує його ще раз, а використовує наявну в робочому каталозі копію.
Документи, для яких створені тимчасові копії на комп'ютері користувача, називаються відкритими документами. Після закінчення роботи з Системою всі тимчасові копії на комп'ютері користувача автоматично знищуються. В разі необхідності тимчасові копії можуть бути знищені і під час роботи з Системою за командою користувача з форми "Відкриті документи".
Для того щоб отримати певний документ, читач повинен спочатку знайти його в каталозі. Знайдений документ відмічається і замовляється. При цьому він заноситься в форму "Замовлення читачів". Документи, які занесені в цю форму, називаються замовленими документами.
Працівник бібліотеки, який відповідає за комплектування замовлень в конкретному місці збереження, отримує замовлення і виконує його, тобто знаходить конкретні примірники замовлених документів і вносить номери документів у відповідні поля цієї форми. Факт занесення номерів свідчить про те, що замовлення виконане. Після того як документи доставлені до місця видачі, вони можуть бути видані читачеві. При видачі примірники документів вилучаються з форми "Замовлення читачів" і заносяться до форми "Видані документи" .
Якщо у замовленні відмовлено, документ просто вилучається з форми "Замовлення читачів", натомість в формі "Відмовлення" робиться відповідний запис. Після повернення примірника документа читачем, цей примірник вилучається з форми "Видані документи". При цьому історія видачі документа зберігається.
Потреби - це перелік літератури, який бажано замовити для комплектування бібліотечного фонду. Кожна потреба посилається на документ (бібопис) і містить інформацію про кількість необхідних примірників, пріоритет, мотивацію, а також хто і коли ввів потребу. Перелік потреб відображається у формі "Потреби". Тут передбачені засоби відбору і сортування. Перелік потреб в конкретному документі доступний з бібопису даного документа разом з переліком замовлень.
Замовлення посилається на конкретний документ і містить інформацію про організацію-постачальника, до якої направлено дане замовлення, дату відправки та відмітку про виконання. Перелік замовлень відображається у формі "Замовлення (комплектування)". Тут передбачені засоби відбору і сортування. Перелік замовлень для конкретного документа доступний з бібопису даного документа разом з переліком потреб.
Кожне надходження літератури оформлюється як партія. Партія має номер, дату, інформацію про організацію-постачальника, номер та дату накладної. Перелік надходжень (партій) відображається в формі "Надходження до фонду". Тут передбачені засоби відбору і сортування. По кожній партії складається акт надходження, який може бути надрукований.
В процесі роботи бібліотеки деякі примірники можуть бути відмічені до списання. Перелік таких примірників накопичується в Системі. При складанні акта списання з цих примірників вибираються необхідні і заносяться в акт. Кожний акт має номер, дату, перелік списаних примірників та відповідальних за списання. Перелік актів списання доступний через форму "Вибуття з фонду". Тут передбачені засоби відбору і сортування. Акт списання може бути надрукований.
В Системі передбачена підтримка форматів USMARC та UNIMARC. USMARC та UNIMARC - міжнародні стандарти на формат збереження та передачі бібліографічної інформації. Система підтримує також XML - сучасний комунікативний стандарт. При використанні формату XML поля мають зміст, відповідний стандартам USMARC та UNIMARC.
Підтримка зазначених стандартів означає, що, по-перше, поля бібопису документа мають однозначну інтерпретацію, тобто за кодом поля можна звертатися до опису стандарту. По-друге, при роботі з Системою можна записати бібліографічну інформацію, що міститься в базі даних, повністю або частково в файл формату відповідного стандарту. Така операція називається експортом.
Зворотня до експорту операція називається імпортом. При імпорті бібліографічні дані вводяться з файла в форматі відповідного стандарту і заносяться в базу даних.
Бібліографічна інформація включає теми, що відповідають документам. Ієрархія тем зазначеними стандартами не підтримується, отже при експорті не враховується. Для подолання цієї проблеми передбачена окрема функція експорту тематичного каталогу, яка забезпечує вивантаження тематичного каталогу окремо з урахуванням підпорядкованості тем.
За допомогою експорту та імпорту можна передавати дані до інших систем, отримувати дані від інших систем або обмінюватися даними між версіями Системи, встановленими в різних місцях.
В Системі передбачена можливість експорту-імпорту бібліотечного фонду (бібописи разом з примірниками), інформації про наявність, а також інформації про читачів та організації. Для цього використовується формат XML. Експорт-імпорт бібліотечного фонду дозволяє обмін бібліотеки інформацією з філіями або іншими бібліотеками через МБА. Така інформація може супроводжувати конкретні примірники.
Система не має чітко визначених робочих місць (АРМів). Натомість для роботи з Системою передбачена велика кількість різноманітних форм. Розміри цих форм та їх розташування на екрані можна змінювати. Таким чином можна налагодити форми так, щоб виконання потрібних операцій було максимально зручним. Сукупність параметрів такого налагодження називається профілем.
В Системі є можливість створювати багато різних профілів (див. Профілі). При роботі з Системою в абиякий момент можна вибрати необхідний профіль, при цьому автоматично будуть відкриті необхідні форми, встановлені їх розмір та розташування на екрані. Якщо до моменту вибору профілю деякі з форм були вже відкриті, то інформація з них не прибирається.