Кожний користувач Системи повинен мати своє власне ім'я (шифр). За цим іменем Система визначає повноваження, які має користувач, та записує його в поля, де фіксується хто і коли змінював відповідну інформацію (реєстрував документ, вводив потребу і т.і.). Система дозволяє одночасну роботу кількох користувачів під одним і тим самим іменем. Таким чином, наприклад, всі читачі можуть працювати з системою, маючи одне і те саме ім'я. В той же час, дозволивши їм замовляти документи, не можна буде дізнатися, хто конкретно робив замовлення (хоча відомо, для кого це замовлення зроблено). Таким чином, наявність у кожного користувача власного імені в Системі створює умови для управління доступом до інформації та контролю за її введенням та корегуванням.
Ім'я повинно бути унікальним, тобто різним для різних користувачів. Ім'я використовується як короткий ідентифікатор користувача в різних таблицях, і може бути відомим іншим користувачам Системи. Для забезпечення захисту від несанкціонованого доступу кожен користувач має реєструватися за своїм ім'ям. Для запобігання входу в Систему з чужим ім'ям кожному користувачеві поряд з ім'ям дається пароль. Пароль має бути відомим лише самому користувачеві. На початку роботи Система просить ввести ім'я та пароль користувача, перевіряє, чи відповідає пароль імені, і лише тоді може дозволити роботу.
Всі питання, пов'язані з визначенням імені користувача, має вирішувати системний адміністратор. Він також задає первинний пароль користувача. Потім користувач може змінювати свій пароль коли завгодно і скільки завгодно разів.
Ім'я та пароль повинні мати не більш як 8 символів, складатись з латинських букв та цифр і починатися з букви. За ім'я часто використовують власне прізвище чи ім'я. Для пароля, навпаки, не рекомендується вживати своє ім'я, імена родичів та знайомих, їх дати народження та іншу інформацію, про яку можуть знати оточуючі вас люди. Також не рекомендується використовувати паролі з однієї літери та паролі з одних і тих же літер, наприклад: AAA.
Свій пароль запам'ятайте або запишіть на папері і зберігайте цей папірець в місці, недоступному для інших. Проконсультуйтесь з системним адміністратором про те, як часто слід міняти пароль і виконуйте його рекомендації. Як міняти пароль описано в підрозділі "Зміна пароля" розділу "Групи користувачів та права доступу".
Якщо ви зареєстровані, запустіть Систему. Одразу після запуску виводиться форма реєстрації:
В полі "База даних" введіть назву бази даних, з якою ви бажаєте працювати. Звичайно, всі дані зберігаються в одній базі даних, яка називається Library. Для роботи з демонстраційною версією бази даних введіть в полі "База даних" Libdemo. Якщо в вашій організації назви баз даних не відповідають вказаним, зверніться щодо назв до системного адміністратора.
Введіть ваші ім'я та пароль у
відповідних полях. Замість літер в полі "Пароль" будуть
виводитись знаки '*', щоб пароль не змогли побачити сторонні особи.
Тому набирайте пароль дуже уважно. Не забудьте перед цим переключити
клавіатуру в режим вводу латинських літер. Після вводу імені та
пароля натисніть кнопку
.
В ході експлуатації Системи системний адміністратор може зробити модернізацію бази даних, змінивши її версію. Якщо за певних обставин він не встиг зробити відповідні зміни в програмному забезпеченні даного персонального комп'ютера, після спроби реєстрації може з'явитися повідомлення типу:
В цьому випадку слід звернутися до системного адміністратора.
Для закінчення роботи з Системою слід вибрати пункт меню "Запуск\Закінчити роботу" або скористатися стандартними засобами Windows.
Одною з головних задач Системи є ефективний пошук документів з метою їх подальшого замовлення та перегляду. Для цього передбачені засоби відбору документів в електронному каталозі за різними ознаками.
Для відбору документів застосовується таблична форма "Каталог". Для її відображення виберіть пункт меню "Форми\Каталог". Оскільки повний каталог може налічувати сотні тисяч записів, ця форма при відкритті автоматично не заповнюється.
Склад полів, які можна переглядати через цю форму, визначається параметрами Системи (див. Види документів). Порядок розташування стовпчиків та їх розмір визначаються за загальними правилами роботи з табличними формами ( див. Робота з табличною формою) та фіксуються у відповідних профілях ( див. Профілі). Ця форма дозволяє переглядати відібрані документи у сукупності, але перелік полів, які відображуються по кожному документу є досить обмеженим, до того ж в ній незручно або навіть неможливо переглядати довгі поля, а також іншу інформацію про документ. Тому Система передбачає цілий ряд інших засобів, розглянутих нижче.
У формі "Каталожна картка" виводиться інформація про документ у форматі картки певного формату. Система передбачає три стандартні формати: стандартна картка, картка тематичного каталогу, картка генерального каталогу, а також апарат побудови будь-яких інших форматів. В кожний конкретний момент один з форматів є поточним. Коли ви позначаєте якийсь документ в табличній формі "Каталог", форма "Каталожна картка" автоматично заповнюється інформацією про позначений документ в поточному форматі.
Для того щоб активізувати форму "Каталожна
картка", натисніть на лінійці інструментів кнопку
або виберіть пункт меню "Форми\Каталожна картка". Кнопка
для активізації форми "Каталожна
картка" - це кнопка з фіксацією. Коли ви перший раз
натискаєте її, вона активізує форму і залишається натиснутою
(фіксується). Коли ви ще раз натискаєте її, вона закриває форму
"Каталожна картка"
і вимикається.
Для того щоб переглянути бібопис документа, позначте цей документи в табличній формі "Каталог" і виберіть пункт меню "Документ\Показати бібопис..." або натисніть на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl+K, або двічі поспіль натисніть ліву клавішу миші. В цьому випадку буде відкрита діалогова форма "Бібопис документа", але можливість редагування даних буде заблокована.
Форма бібопису документа дає можливість переглянути всі поля бібліографічного запису, а також службові поля, на відміну від картки, де, як правило, наводяться лише поля, які відповідають ДСТУ.
Для того щоб переглянути теми, до яких віднесений документ,
позначте цей документ і натисніть кнопку
або
виберіть пункт меню "Документ\Показати теми". Після цього
відкриється форма "Теми
документа":
В полі "Теми" цієї форми
виводиться перелік тем, до яких відноситься документ. В полі "Шлях
в тематичному каталозі" виводиться повний шлях до активної теми
від початку тематичного каталогу. Щоб зробити активною іншу тему,
наведіть на неї курсором миші і натисніть ліву кнопку миші. Якщо тема
зустрічається в каталогах кілька разів, відповідно існує і кілька
шляхів до теми. За допомогою кнопок
та
можна переглянути відповідно наступний або попередній шлях до
вибраної теми. Для того щоб перейти до вибраної теми в тематичному
каталозі, натисніть кнопку
.
Кнопки
,
та
мають ті самі функції, що і відповідні кнопки у формі тематичного
каталогу (див. Теми). Детально робота
з тематичним каталогом описана у розділі "Створення
і підтримка тематичних каталогів".
Якщо документ має електронну копію, його зміст можна переглянути. Для цього позначте документ в табличній формі "Каталог" і виберіть пункт меню "Документ\Переглянути зміст". Якщо доступ до документа обмежений, Система запропонує ввести пароль доступу до документа.
Якщо доступ до документа не обмежений або якщо пароль введено вірно, Система створює копію файла документа на комп'ютері користувача. Після цього, в залежності від розширення файла, Система запускає відповідну програму для роботи з цим файлом. При цьому використовуються дані операційної системи Windows про відповідність між розширенням файла і програмою обробки файлів з таким розширенням. Ці настройки можуть бути різними на різних комп'ютерах.
Копії електронних документів на комп'ютері користувача називаються відкритими документами. Всі відкриті документи після закінчення сеансу роботи з Системою знищуються на комп'ютері користувача. Знищити непотрібні відкриті документи можна і не завершуючи сеанс роботи з Системою. Для цього виберіть пункт меню "Запуск\Відкриті документи...". З'явиться діалогова форма "Відкриті документи":
Виберіть відкритий документ, який
треба знищити, і натисніть кнопку
.
Натисніть кнопку
,
щоб закрити форму.
Якщо необхідно, щоб копія документа залишилась на комп'ютері користувача і після виходу з Системи, треба скопіювати документ в інший файл. Для цього позначте документ в табличній формі "Каталог" і виберіть пункт меню "Документ\Скопіювати в файл...". Буде відкрито стандартне вікно Windows, в якому треба вказати назву файла (див. Відкриття файлів). Після цього створюється копія документа в файлі з вказаною назвою.
Відбір документів в електронному каталозі здійснюється за полями бібліографічного опису. Такий відбір будемо називати відбором за атрибутами. Наприклад, треба вибрати документи деякого автора або знайти документ з конкретною назвою.
Відбір здійснюється з табличної форми "Каталог"
(пункт меню "Форми\Каталог") шляхом введення умов вибору.
Для цього виберіть пункт меню "Таблиця\Умови вибору..." або
натисніть кнопку
на лінійці інструментів.
З'явиться діалогова форма "Вибірка", в якій треба ввести відомі дані про документ. Повна інформація про те, як вводити умови вибору, описана у розділі "Вибірка рядків в таблиці".
Після того як відомі дані про документ були введені, натисніть
кнопку
.
Тепер у формі "Каталог"
будуть виведені лише ті документи, які задовольняють умовам вибору.
Якщо серед вибраних документів
немає потрібних, перевірте умови вибору. Можливо, десь при вводі
даних була допущена помилка. При введенні нових умов вибору часто
забувають прибрати попередні. Щоб прибрати всі умови вибору і почати
спочатку, слід натиснути кнопку
.
Якщо вибраних документів дуже багато, спробуйте ввести додаткові
обмеження.
Відбір документів за допомогою тематичних каталогів доцільно виконувати в тих випадках, коли вам треба відібрати документи, що стосуються деякої теми. Наприклад, треба знайти документи з інформатики, документи з історії, документи з медицини тощо.
В Системі може бути декілька тематичних каталогів, побудованих за різними принципами класифікації. Спробуйте відшукати потрібні документи в одному з них. Якщо це не вдасться, спробуйте виконати пошук в іншому і так далі. Проконсультуйтесь з адміністраторами Системи, якими каталогами краще користуватись для пошуку необхідних вам документів.
Щоб виконати пошук в тематичному каталозі, треба його відкрити. Для цього виберіть пункт меню "Тематичний каталог\Відкрити..." або натисніть на клавіатурі клавішу F3. З'явиться діалогова форма "Відкриття тематичного каталогу":
Виберіть необхідний тематичний
каталог, якщо їх декілька, і натисніть кнопку
.
Після цього буде відкрита форма з відповідним тематичним каталогом.
В цій формі ви побачите перелік загальних тем каталогу. Виберіть тему, до якої, на вашу думку, можуть відноситись потрібні документи. Таких тем може бути декілька. В цьому випадку їх можна переглянути почергово.
Наприклад, треба знайти літературу відносно Windows 95. Тематичний каталог при цьому може бути таким:
Пошук можна виконувати в темі "Науково-технічна література". Щоб переглянути вибрану тему, треба її розкрити. Для цього наведіть курсором миші на тему і двічі поспіль натисніть ліву кнопку миші. Або наведіть на тему курсор миші, натисніть ліву кнопку миші, а потім виберіть пункт меню "Відображення\Розгорнути один рівень" або натисніть клавішу "+" на цифровій частині клавіатури (так званий "сірий плюс"). Після цього ви побачите всі підтеми вибраної теми. Якщо, наприклад, розкрити тему "Науково-технічна література", побачимо її підтеми:
Тепер виберіть підтему, до якої можуть відноситись документи, і повторіть описану вище процедуру. Таким чином ви будете просуватись вглиб класифікації все детальніше і детальніше, уточнюючи потрібну вам тему. Врешті-решт ви знайдете тему, яка вже не має інших підтем, або задовольняє вашим вимогам. В нашому прикладі це може мати такий вигляд:
Тепер доцільно переглянути перелік
документів, що відносяться до цієї теми. Наведіть курсор миші на тему
і натисніть ліву кнопку миші. Потім виберіть пункт меню "Тема\Вибрати
документи за темою" або натисніть кнопку
на лінійці інструментів.
В цьому випадку відкриється форма "Каталог", а якщо вона вже була відкрита, то просто стане активною. До умов вибору для цієї форми буде додана умова "Всі документи тем:" і назва вибраної теми.
Якщо треба переглянути перелік
документів теми та усіх її підтем, необхідно виділити відповідну тему
і вибрати пункт меню "Тема\Вибрати документи за темою та її
підтемами..." або натиснути кнопку
на лінійці інструментів.
В цьому випадку відкриється форма "Каталог", а якщо вона вже була відкрита, то просто стане активною. До умов вибору для цієї форми буде додана умова "Всі документи тем з підтемами:" і назва вибраної теми.
В деяких випадках виникає необхідність переглянути перелік документів, що відносяться одразу до кількох тем. Для цього треба спочатку сформувати перелік тем, документи яких треба переглянути.
Щоб додати тему до переліку тем, виберіть цю тему і натисніть
кнопку
на лінійці інструментів або виберіть пункт меню "Тема\Додати
тему до переліку". В цьому випадку відкривається форма "Відбір
за темами", якщо вона не була відкрита раніше, і вибрана
тема додається до переліку. Після цього виберіть наступну тему, яку
треба додати до переліку, і повторіть процедуру.
Якщо ви занесли якусь тему до переліку помилково, її можна звідти
вилучити. Для цього виберіть тему в переліку і натисніть кнопку
на лінійці інструментів форми "Відбір
за темами". Для того щоб повністю очистити перелік тем,
натисніть кнопку
.
Після того як перелік тем сформований, він може виглядати так:
Для того щоб переглянути перелік
документів, які відносяться одночасно до всіх тем, натисніть кнопку
.
Для того щоб переглянути перелік
документів, які відносяться хоча б до одної теми з списку, натисніть
кнопку
.
Для того щоб переглянути перелік
документів, які відносяться хоча б до одної теми зі списку або
будь-якої з її підтем, натисніть кнопку
.
У всіх цих випадках буде відкрита форма "Каталог", в якій до списку умов вибору буде додана відповідна умова.
Альтернативою послідовного перегляду тематичного каталогу з метою знаходження теми є контекстний пошук теми. При контекстному пошукові ви можете відібрати всі теми, назва яких містить вказаний текст. Щоб виконати контекстний пошук, виберіть пункт меню "Форми\Пошук теми". В цьому випадку відкриється форма "Пошук теми", яка має вигляд:
Введіть текст, який повинен бути
знайдений в назві теми, в полі "Контекст" і натисніть
кнопку
. Якщо, наприклад, ввести текст "Windows", результат пошуку
може бути таким:
В списку "Теми:"
виводиться перелік тем, які відповідають умовам пошуку. На малюнку це
теми "Windows95" та "Windows NT Server", при
цьому тема "Windows95" є активною. В полі "Шлях в
тематичному каталозі" виводиться повний шлях до активної теми
від початку тематичного каталогу. Щоб зробити активною іншу тему,
наведіть на неї курсором миші і натисніть ліву кнопку миші. Якщо тема
зустрічається в каталогах кілька разів, відповідно існує і кілька
шляхів до теми. За допомогою кнопок
та
можна переглянути відповідно наступний або попередній шлях до
вибраної теми. Для того щоб перейти до вибраної теми в тематичному
каталозі, натисніть кнопку
.
Кнопки
,
та
мають ті самі функції, що і відповідні кнопки у формі тематичного
каталогу (див. Теми).
Комбінований відбір є просто
поєднання відбору за атрибутами та відбору за темами. Слід зауважити,
що в правому верхньому полі форми "Каталог" відображуються
як умови вибору за атрибутами, так і умови вибору за темами. Зняти
відповідні умови можна окремо для атрибутів (кнопка
на панелі форми) і для тем (кнопка
на панелі форми).
Результати різних операцій відбору документів можуть бути накопичені в формі "Перелік відібраних". Нехай, наприклад, треба відібрати документи з назвою "Історія України" та деякі документи щодо Київської Русі. Можна спробувати сформувати такі умови вибору, щоб отримати всі потрібні документи в одному списку у формі "Каталог". Але в цьому випадку умови вибору можуть бути дуже складні і їх формування буде пов'язане із значними труднощами.
В таких ситуаціях доцільно виконати декілька незалежних пошуків і
накопичити їх результати. В нашому випадку спочатку можна сформувати
умови вибору у формі "Каталог",
де вказати в умовах вибору, що назва документа повинна співпадати з
"Історія України". Ви отримаєте перелік всіх відповідних
документів, що зареєстровані в Системі. Тепер треба позначити ті
документи, які вас цікавлять, і натиснути кнопку
на лінійці інструментів або вибрати пункт меню "Документ\Додати
позначені до відібраних".
Після цього треба виконати пошук потрібних документів з інформацією щодо Київської Русі, наприклад, за допомогою пошуку в тематичному каталозі. В результаті ви отримаєте інший перелік документів у формі "Каталог". В ньому знову позначте ті документи, що вам потрібні, і виберіть пункт меню "Документ\Додати позначені до відібраних".
Для того щоб переглянути отриманий таким чином перелік документів, треба відкрити форму "Перелік відібраних". Для цього виберіть пункт меню "Форми\Перелік відібраних".
Якщо деякі документи треба вилучити
з переліку відібраних, позначте їх і натисніть кнопку
на лінійці інструментів або натисніть кнопку Del на клавіатурі, або
виберіть пункт меню "Документ\Вилучити позначені з відібраних".
Щодо відібраних документів можна, зокрема, виконуватитакі операції:
- Переглядати бібопис документа
- Переглядати перелік тем, до яких віднесено документ
- Додавати позначені документи до деякої теми
- Переглядати зміст документа та копіювати документ в файл (тільки для електронних документів)
- Переглядати каталожну картку документа
- Замовляти документи
- Експортувати документи
Виконання цих операцій таке ж саме, як і при роботі з табличною формою "Каталог".
При використанні переліку відібраних документів слід мати на увазі, що сформований перелік зберігається лише протягом одного сеансу роботи з Системою. Після виходу з програми перелік відібраних документів губиться. Одразу після наступного запуску програми ця форма завжди буде порожньою.