Комплектування фонду

Для створення умов ефективного комплектування бібліотечного фонду Система передбачає засоби автоматизації щодо кожного етапу цієї роботи, а саме:

Врахування пропозицій

Складання потреб

Складання замовлень

Обробка надходжень

Експорт-імпорт бібліотечного фонду

Списання літератури

Аналіз відмовлень

З метою забезпечення відповідальності рекомендується, щоб вся робота, крім складання потреб і, можливо, аналізу відмовлень, виконувалася виключно групою (відділом) комплектування. Для цього слід визначити для даної групи відповідні повноваження (див. Повноваження користувачів) і подбати про те, щоб інші групи користувачів таких повноважень не мали.

Врахування пропозицій

Кожна бібліотека з певною періодичністю отримує від постачальників літератури інформацію про наявність тих чи інших документів. При цьому, як правило, постачальники не дають повний бібліографічний опис, а тільки його частину - такі основні поля як автор, назва, місце, рік видання та видавець, обсяг, а також ціну та спеціальну інформацію щодо придбання. Цієї інформації, в принципі достатньо, щоб ввести скорочений бібліографічний опис документа в каталог і, таким чином, зробити його доступним для перегляду читачами.

Якщо інформація від постачальників надходить у вільному форматі (на папері або у вигляді текстового файлу), то документи доводиться реєструвати, тобто вводити бібопис вручну. Якщо ж така інформація надходить в вигляді файлів в стандартах UNIMARC, USMARC або XML, то її можна просто імпортувати (див. Експорт-імпорт бібліографічного опису ). Тоді документ з'явиться в каталозі системи без примірників, але з заповненим полем наявності, де буде фігурувати постачальник. При імпорті в стандарті XML можна також внести інформацію про ціну та інші умови придбання. Слід зауважити, що у випадку, коли такий документ в системі вже зареєстрований, можна просто додати інформацію про наявність (постачальник та його умови).

Такий підхід дає можливість читачу знайти документ, який пропонується постачальниками літератури і, в залежності від свого статусу, ввести потребу чи самостійно придбати його в приватному порядку.

Складання потреб

Для врахування потреб бібліотеки в літературі Система пропонує спеціальну процедуру. Вона передбачає участь у формуванні потреб як працівників бібліотеки, так і інших осіб, зокрема, працівників установи, до складу якої входить бібліотека. Потребу можна зареєструвати тільки для документа, який описаний в каталозі, тобто має бібліографічний опис. Це означає, що слід орієнтуватися на пропозиції постачальників (див. Врахування пропозицій) та наявні документи, тобто на те, що зареєстровано, а при відсутності в каталозі відповідного бібліографічного опису його треба ввести, тобто документ треба зареєструвати. Зрозуміло, що створити коректний бібліографічний опис непросто і покладати таку роботу слід на фахівців. Проте ввести основні атрибути документа, як-то автора, назву, видавництво, рік і місце видання та декілька інших атрибутів, може кожен читач. Перелік обов'язкових для вводу атрибутів спирається на визначення дублетності (див. Дублетність) і залежить від конкретної бібліотеки. Дозволивши таким чином реєструвати документи, адміністратор Системи забезпечує можливість оперативного вводу скорочених бібописів документів як для складання потреб, так і для інших цілей, наприклад, вводу рекомендованої літератури.

Запропоновані в системі засоби забезпечують можливість організації діалога між особами, зацікавленими в комплектуванні: працівники установи (методисти, бібліографи і т.і.) вводять потреби, комплектатори реагують на них. Такий діалог доступний з форми бібліографічного опису документа, а також з табличних форм "Потреби" і "Замовлення (комплектування)". Рекомендується, щоб потреби реєстрували на підставі аналізу відмовлень, книгозабезпеченості та планів видання літератури, працівники бібліотеки та інші особи, відповідальні за наявність документів.

В формі "Бібопис документа" натисніть кнопку . Відкриється діалогова форма "Комплектування документом":

Форма складається з чотирьох аркушів. На першому аркуші розміщені дві форми: ліворуч - "Потреби", праворуч - "Поповнення фонду". Для вводу потреби слід натиснути кнопку , розміщену над переліком потреб. У новому рядку слід ввести такі дані: хто заявив потребу, його ім'я, підрозділ (факультет, відділ), підпідрозділ (кафедра, лабораторія), кількість необхідних примірників та пріоритет потреби. Кількість примірників і пріоритет рекомендується вказувати з урахуванням наявних примірників та зроблених бібліотекою замовлень.

Кнопка призначена для зміни статусу потреби. Передбачені в формі фільтри статусу для потреб і замовлень дозволяють відображати потреби/замовлення певного статусу (актуальні, зняті , виконані і т.і.).

Для того щоб прибрати потребу, слід виділити її і натиснути кнопку .

Для обліку потреб Система включає спеціальну форму "Потреби", за допомогою якої можна передивитись потреби, відібрати і відсортувати відібрані потреби за певними ознаками, в разі необхідності роздрукувати форму або передати її до електронної таблиці для подальшого оформлення. Ця форма доступна через пункт меню "Форми\Потреби":

Відібравши конкретну потребу, можна перейти в форму "Комплектування документом". Для цього слід скористатися кнопкою або пунктом меню "Потреби\Редагувати потребу".

Форма "Поповнення фонду" призначена для відстеження процесу поповнення бібліотечного фонду. Кожен запис цієї форми відноситься до місця збереження, який планується доукомплектувати певною кількістю примірників даного документа. При створенні запису в поле "На момент заповнення" вноситься кількість примірників, які є у відповідному місці збереження, в поле "Узг. кільк." записується, скільки примірників слід замовити для даного місця збереження, в полі "На поточний момент" виводиться кількість примірників в даному місці збереження в момент відкриття цієї форми. Так само як в попередній формі, кнопки та дозволяють відповідно внести або прибрати запис в формі. Слід зауважити, що для одного місця збереження може бути створений тільки один такий запис. Це контролюється системою. Запис також може бути створений автоматично з відповідних записів про потреби (права форма). Для цього слід відмітити необхідні записи про потреби і натиснути кнопку . Записи про потреби будуть агреговані за місцями збереження в записи поповнення фонду, так узгоджена кількість буде розрахована як сума кількостей за всіма записами про потреби для одного (відповідного) місця збереження:

В процесі поповнення фонду кількість примірників, існуючих на поточний момент буде поступово збільшуватись, одже в якийсь момент воно буде перевищувати сумарну кількість примірників, які були в фонді на момент створення запису і кількості узгоджених для придбання. Це є сигналом до того, що потреби задовільнені, одже запис можна прибрати.

Слід також зауважити, що в полі "Всього замовити" відображується загальнв кількість примірників, яка має бити придбана у відповідності з введеними записами. В процесі роботи записи дозволяється поповнювати даними нових потреб або корегувати вручну.

Складання замовлень

Складання замовлень здійснюється працівниками бібліотеки на підставі чотирьох основних факторів:

- інформації про потреби, введені в форму "Потреби" (див. Складання потреб );

- аналізу відмовлень (див. Аналіз відмовлень)

- аналізу книгозабезпеченості (див. Аналіз книгозабезпеченості);

- аналізу планів випуску літератури та пропозицій постачальників.

На третьому аркуші перелічені всі наявні документи бібліотечного фонду, розділені за місцями збереження, на четвертому - всі наявні документи бібліотечного фонду по кожному інвентарному номеру.

В третій частині форми наведена наявність примірників в інших організаціях, в тому числі в інших бібліотеках та у постачальників. Ця інформація заноситься в систему при вводі та корегуванні бібописів або автоматично при їх імпорті. У нижній частині форми перелічені всі замовлення, що зроблені бібліотекою.

Для складання замовлень на літературу Система передбачає ту саму форму, яка використовується для складання потреб, але другий аркуш:

На аркуші розміщені дві форми: в верхній – перелік записів про наявність документа у постачальників літератури, в нижній – перелік замовлень. Замовлення можна ввести вручну, скориставшись кнопкою і заповнивши всі відповідні поля створеного запису. Автоматизувати цей процес можна таким чином: відмічається постачальник, натискається кнопка і в переліку "Розміщення замовлень" з'явиться новий рядок, куди слід додати кількість примірників, яку вирішено замовити. Зауважимо, що кількість примірників, яку бажано замовити, відображується в полі "Всього замовити". Для того щоб прибрати замовлення, слід виділити його і натиснути кнопку , що знаходиться праворуч від переліку замовлень. Кнопка дозволяє змінити статус замовлення. Статус замовлення бажано змінювати при його повному виконанні, тобто, коли надійшли всі замовлені примірники.

Для обліку замовлень Система включає спеціальну форму "Замовлення (комплектування)", за допомогою якої можна передивитись замовлення, відібрати і відсортувати відібрані замовлення за певними ознаками, роздрукувати форму або передати її до електронної таблиці для подальшого оформлення. Ця форма доступна через пункт меню "Форми\Замовлення(комплектування)":

Слід зауважити, що аналогічно потребам Система передбачає збереження історії замовлень, тобто очікується, що неактуальні (виконані або зняті) замовлення мають залишатися. По мірі надходження літератури замовлення мають відмічатися як виконані (примірники отримані) або зняті (примірники не можуть бути отримані або отримувати їх не доцільно). При цьому в формі "Комплектування документом" рядок замовлення в переліку замовлень буде автоматично вилучений (оскільки в ній відображаються лише актуальні замовлення), натомість в переліку фонду з'являться отримані примірники.

Обробка надходжень (партій літератури)

Надходженням (партією) вважається сукупність примірників документів, які надходять в бібліотеку за однією накладною (від одного постачальника). На кожну партію робиться окремий запис в формі "Надходження до фонду". Ця форма доступна через пункт меню "Форми\Надходження до фонду" і має такий вигляд:

Для того щоб додати новий запис у цю форму, треба скласти акт надходження. Для цього слід скористатися пунктом меню "Надходження до фонду\Додати...". Буде відображена пуста форма:

Номер партії визначається за правилами, які існують в бібліотеці. Це можуть бути просто номери або дані більш складної структури, наприклад, "00-02/34" може означати "34 партія за лютий 2000 року". Інформація у полі "Звідки надійшло" дозволить в подальшому відбирати всі акти надходження від конкретного постачальника. Особи, які підписали документ, вибираються з відповідного переліку. Це означає, зокрема, що при бажанні друкувати акти слід подбати про актуальність цього переліку. Текст передбачається стандартний, замість <Орг> автоматично підставляється назва організації-постачальника. При необхідності текст можна тут же редагувати.

Показники мають бути заповнені у відповідності з даними накладної та інформаціїї з самих документів, які надійшли. Додаткові поля партії можна заповнити пізніше. Тепер акт можна надрукувати, підписати і підшити. Але робити це рекомендується після того як будуть зареєстровані всі примірники.

Кожен примірник, який надійшов до бібліотечного фонду, має бути зареєстрованим. Вважається, що на момент реєстрації примірників документ в Системі вже має бібопис. Він міг бути створений при оформленні потреб чи замовлень. Якщо ж за певних обставин документ в каталозі не знайдений, його слід зареєструвати (див. Реєстрація нового документа).

Для того, щоб найбільш ефективно провести реєстрацію примірників, які надійшли в даній партії, слід скористатися такою схемою. Натисніть кнопку . Буде відображена форма "Замовлені документи" з переліком документів, які замовлені у постачальника зазначеного в даній партії (тільки актуальні замовлення, тобто замовлення зі статусом "Актуально":

Слід виділити відповідний документ, наприклад, "Англійська мова" і натиснути кнопку . З'явиться згадана вище форма "Комплектування документом". На аркуші "Поповнення фонду" в правій формі виділимо рядок з місцем збереження, яке слід доукомплектувати. Натиснемо кнопку . Відобразиться діалогова форма "Додати примірники":

В цій формі слід вказати скільки примірників слід зареєструвати під кожним з вказаних інвентарних (облікових) номерів, полочний номер, дату реєстрації, ціну, чи балансові документи. Номер партії при цьому виділяється автоматично. Заповнимо форму:

і натиснемо . Повернувшись в форму поповнення фонду, побачимо, що кількість примірників на поточний момент на факультеті кібернетики дорівнює 35, тобто стільки скільки має бути. Одже цей рядок можна прибрати. Провівши таку операцію з іншими місцями збереження, отримаємо на аркуші "Замовлення":

Оскільки замовлення виконано (35+51+49 = 126), йому слід змінити статус на "Виконано", а записи в формі "Поповнення фонду" просто прибрати.

Зауважимо, що аркуші "Фонд" і "Примірники" призначені тільки для перегляду інформації. На аркуші "Фонд" можна передивитись розподілення даного документа за місцями збереження:

На аркуші "Примірники" можна передивитись всі примірники окремо за інвентарними (обліковими) номерами:

Паралельно зі вказаною схемою надходження можна обробляти в інший спосіб.

Для реєстрації примірників в формі "Каталог" або "Бібліотечний фонд" слід знайти відповідний документ, виділити його і натиснути на кнопку , або скористатися пунктом меню "Документ\Примірники", або в формі "Бібопис документа" для даного документа натиснути кнопку . Буде відображене діалогова форма "Примірники":

Інформація вводиться по кожному примірнику. Обов'язково слід вказати номер партії. Інвентарний номер має значення тільки для номерних примірників. Система вважає, примірник номерним, якщо в поле "Інвентарний номер" введений номер (цифровий або символьний в залежності від встановленого параметру - див. Параметри системи), а в полі "К-сть" введено "1". В іншому випадку примірник вважається безномерним.

Для безномерних примірників обов'язково вказується кількість. Це потрібно для обліку, видачі та списання. На відміну від них, для номерних примірників поле "К-ть" завжди буде дорівнювати одиниці. Якщо безномерні примірники розподіляються за різними фондами або місцями збереження, то кожна така частина має реєструватись окремо. Місця збереження і фонди можуть бути змінені. Дві частини, які за всіма полями співпадають, рекомендується об'єднати. Для цього їх треба виділити і натиснути кнопку .

Детальний опис функцій цієї форми наводиться в розділі "Примірники".

Після того як примірники зареєстровано, слід повернутися до акта надходження. Щоб перевірити, чи всі примірники зареєстровано коректно, слід перерахувати дані про партію. Для цього достатньо натиснути кнопку . В правому стовпчику з'являться значення. Ці значення треба порівняти з тими, які введені вручну, або просто перенести їх на місце останніх. Найімовірніше, такі параметри як кількість книг, брошур будуть введені вручну за даними партії і мають контролюватися, в той час коли інші дані будуть просто перенесені. В будь-якому випадку середній стовпчик має бути заповненим. Справа в тому, що правий стовпчик є суто контрольним, в той час коли середній реально запам'ятовується і надалі використовується при підготовці книги сумарного обліку. Отже, нехтувати його заповненням вельми не бажано. Якщо введені дані не співпадають з контрольними, то найбільш вірогідно, що не всі примірники зареєстровані, або зареєстровані некоректно. Якщо не співпадає загальна кількість, то найімовірніше, примірник не зареєстровано або при реєстрації невірно введений номер партії. Перелік примірників, які належать до даної партії, можна переглянути за допомогою кнопки . Порівнявши його з реальним переліком, легко знайти відсутній примірник.

Друк картки та формуляра документа

Для того щоб роздрукувати каталожну картку документа, позначте цей документ в табличній формі "Каталог" і виберіть пункт меню "Документ\Друк картки". На екрані з'явиться діалогова форма:

Якщо відмічено поле “RTF”, буде запущено редактор текстів, який призначений для редагування файлів формату RTF, де можна редагувати і друкувати картку. Інакше буде запущена програма для друку стандартних вихідних форм:

Для того щоб роздрукувати формуляри примірників документа, слід позначити цей документ в табличній формі "Каталог" ("Бібліотечний фонд") і виберіть пункт меню "Документ\Друк формуляра...". Після цього з'явиться діалогова форма "Друк формуляра":

В цій діалоговій формі виводиться перелік примірників вибраного документа.

Для того щоб роздрукувати формуляри для конкретних примірників документа, позначте ці примірники в переліку і натисніть кнопку . Для того щоб позначити відразу всі примірники, натисніть кнопку . Якщо серед примірників є безномерні, тобто в полі "Кількість" такого примірника стоїть число більше за одиницю, Система перепитає, скільки формулярів слід друкувати:

Треба ввести кількість формулярів або погодитись із друком всіх. Якщо за один раз друкуються формуляри кількох примірників, такий діалог буде з'являтися для кожного з них. Цього можна уникнути, позначивши поле "Завжди друкувати для всіх примірників": надалі Система не буде перепитувати, а друкуватиме всі формуляри для кожного з примірників.

Слід мати на увазі, що коли позначити перемикач "Друкувати всі", можливість вибирати примірники в переліку буде заблокована. Система друкуватиме всі формуляри.

Після того як була натиснута кнопка , запускається програма для роботи зі стандартними вихідними формами, яка відобразить формуляр у вигляді, наближеному до друкованого:

Робота з цією програмою детально описана в розділі "Стандартні вихідні форми". Так само як картка, формуляр може бути переданий в текстовий редактор для додаткового редагування та друку. Для цього перед друком слід відмітити поле “RTF”.

Експорт-імпорт бібліотечного фонду

Якщо бібліотека має віддалені філії або активно обмінюється літературою з іншими установами, доречно ставити питання про експорт-імпорт бібліотечного фонду. Експортом бібліотечного фонду вважається вивантаження інформації про відібрані примірники в форматі XML в файл. Інформація про примірники включає всю інформацію про примірник (див. Примірники), а також і бібліографічний опис документа. Отриманий файл може завантажуватися в іншу систему, що забезпечить в ній наявність не тільки бібліографічного опису документа, як при експорті-імпорті електронного каталогу, а також відомості про конкретні примірники. Це повністю відповідає ситуації, коли бібліотека централізовано оформляє, обробляє і потім передає своїй філії конкретні примірники документа і одночасно - повну інформацію про них.

Для експорту примірників слід відкрити форму "Бібліотечний фонд" (меню "Форми\Бібліотечний фонд"), відібрати примірники і запустити одну з функцій "Експортувати відібрані" або "Експортувати позначені" (меню "Документ\Експортувати відібрані" або "Документ\Експортувати позначені" відповідно). Перша дозволяє виконати експорт всіх відібраних примірників, друга - лише позначених. Система запропонує ввести ім'я та місцезнаходження (шлях) файла, в який має бути зроблений експорт:

Отриманий файл можна передавати на магнітних носіях або засобами електронної пошти для подальшого експорту в іншу систему. При великих обсягах експорту отриманий файл рекомендується стиснути за допомогою звичайних архіваторів.

Імпорт здійснюється так само, як для електронного каталогу. Функція імпорту доступна через пункт меню "Запуск\Імпортувати каталог/бібліотечний фонд". На запрошення Системи слід ввести ім'я та місцезнаходження (шлях) файла імпорту. Якщо файл було архівовано, попередньо необхідно його розархівувати.

При імпорті можна задати місце збереження примірників, фонд, а також вказати партію літератури, до якої відносяться ці примірники:

В процесі імпорту Система може зіткнутися з проблемою дублетності. В разі наявності в Системі відповідних бібліографічних описів нові описи не вводяться, а нові примірники пов'язуються з наявними описами. Якщо робиться спроба ввести примірники, що вже є в Системі, буде видане відповідне повідомлення.

Після закінчення імпорту Система сповістить про результат операції.

Списання літератури

Списання літератури здійснюється у два етапи. Спочатку примірники відмічаються "до списання". Це означає, що вони виключаються з обігу обслуговування читачів, тобто перестають бути доступними для замовлення. Списання здійснюється з форми "Бібліотечний фонд". Для цього слід натиснути кнопку або скористатися пунктом меню "Документ\До списання". При цьому буде відображена діалогова форма "До списання", в якій наведено перелік всіх примірників , які списані або відмічені до списання.

Цей перелік відноситься до даного конкретного примірника. Тому, якщо примірник номерний, то в переліку буде не більше одного елемента, якщо безномерний, то може бути кілька. Щоб додати до переліку новий елемент слід натиснути кнопку . З'явиться новий рядок, поля якого слід заповнити. Причина вибуття вибирається зі списку, який визначається параметрами (див. Причини вибуття з фонду). Кількість (в разі безномерних!) треба задати явно. Поля "Статус" і "Номер акта" заповнюються Системою автоматично.

Аналогічно примірники можна списувати з форми "Видані документи".

До оформлення акта списання примірники можна повернути в фонд, тобто зняти з них статус "До списання". Для цього в даній формі передбачена кнопка .

Всі примірники, позначені до списання, зберігаються в Системі і доступні при підготовці акта списання. Для оформлення акта списання слід увійти в форму "Вибуття з фонду" (пункт меню "Форми\Вибуття з фонду":

Для оформлення нового акта слід скористатися пунктом меню "Акти списання\Додати". При цьому з'явиться незаповнена форма:

В полі "Номер" вводится номер акта списання, поля відповідальних осіб та показників заповнюються так само, як в акті надходження (див. Обробка надходжень). За допомогою кнопки можна переглянути всі документи, які фігурують у даному акті. Зрозуміло, що спочатку цей перелік порожній.

Для того щоб додати до цього переліку всі документи, які на даний момент позначені до списання (але не списані, тобто не фігурують в інших актах), слід натиснути кнопку . У списку з'являться всі документи, які відмічені до списання.

За певних обставин не всі з цих документів слід включати в даний акт. Такі примірники слід вилучити зі списку. Для цього передбачена кнопка . Якщо примірників у списку багато, для ефективної роботи з ними список бажано відсортувати. Для цього натисніть кнопку . Після введення умов сортування натисніть кнопку : список буде відсортований в цій же формі і складання акта списання можна продовжити.

Кнопка дозволяє відмовитись від попередньої роботи в цій формі, а кнопка дозволяє вийти з форми, зафіксувавши зміни. В результаті отримаємо новий акт списання, який буде відображено в формі "Вибуття з фонду":

Акти списання можна відбирати за ознаками та сортувати стандартним в Системі чином. Безпосередньо з цієї форми можна переглянути перелік документів, які списуються за актом. Для цього слід позначити конкретний акт і натиснути кнопку (пункт меню "Акт списання\Перелік списаних документів"). Створені акти можна редагувати. Для цього в формі "Вибуття з фонду" слід натиснути кнопку або скористатися пунктом меню "Акт списання\Редагувати". Форма акта буде відрізнятися від тої, яка відображалась при створенні акта:

Тут присутня кнопка , яка дозволяє перевірити відповідність даних акта. Як і скрізь, в даному випадку Система не примушує складати (друкувати) акт автоматично. Вона забезпечує користувача засобами контролю, дозволяючи складати акт на свій розсуд.

Після того як акт складено, він може бути надрукованим. Для цього слід позначити необхідний акт і скористатися пунктом меню "Акт списання\Друкувати". В разі, коли параметрами Системи передбачено перегляд перед друком (див. Параметри робочого місця), Система відобразить:

Після цього можна друкувати акт або відмовитись від друку. Форма перегляду і правила роботи з ним описані в розділі "Стандартні вихідні форми".

Аналіз відмовлень

Замовивши документ, читач може отримати його, якщо документ є в наявності. В іншому випадку читачу відмовляють. Інформація про відмовлення зберігається в Системі. ЇЇ можна переглянути за допомогою форми "Відмовлення" (пункт меню "Форми\Відмовлення"). Ця форма має вигляд:

За допомогою стандартних в Системі засобів відбору та сортування забезпечується можливість збору статистики і проведення аналізу відмовлень. Так, наприклад, можна відібрати відмовлення за певний період, що стосуються наукової літератури, яка замовлялась в читальному залі. Якщо кількість таких відмовлень дуже значна, а читальний зал не видає книги з основного фонду, доцільно або передати частину відповідних документів з основного фонду до читального залу, або забезпечити видачу документів основного фонду в читальному залі, або замовити для читального залу додаткові примірники.

Аналіз книгозабезпеченості тематики

Однією із складних задач, що стоїть перед бібліотекою, є забезпечення бібліотечного фонду документами певної тематики. Наприклад, необхідно, щоб кожен навчальний курс був підтриманий літературою як в кількісному, так і в якісному планах. Також бажано підтримувати баланс між художньою, науковою (науково-пізнавальною), суспільно-політичною та навчальною літературою. Аналіз забезпеченості дає серйозні підстави для тих чи інших замовлень на поставку літератури.

Для проведення такого аналізу Система пропонує таку технологію. Спочатку бажано створити спеціальний тематичний каталог, де будуть фігурувати теми, які слід забезпечувати документами. Таким каталогом може бути звичайний каталог, наприклад, ББК, але у більшості випадків це буде незручним. Для навчальних закладів такий спеціальний каталог доцільно побудувати за структурою закладу, а саме: на першому рівні тем вводяться факультети, на другому - відділення, на третьому - спеціальності, на четвертому - спеціалізації (кафедри). Склавши такий каталог, частину документів, які реєструються в системі, слід відносити до спеціальностей або спеціалізацій, можливо, до кількох одночасно.

За вказаних умов можна проводити аналіз. Для цього необхідно відкрити форму "Бібліотечний фонд" і вказаний тематичний каталог. З тематичного каталогу можна відбирати теми і передивитись, які документи до них відносяться. Слід зауважити, що при відкритій останній активній формі "Бібліотечний фонд" відбір за темами здійснюється саме в ньому, а не у формі "Каталог", як у всіх інших випадках. Це зроблено навмисно для того аби створити умови відбору саме примірників (в тому числі за кількістю, місцями збереження і т.і.). Зокрема, такі засоби дають відповідь на питання, скільки примірників за спеціальністю "економіка" доступні для видачі у філії бібліотеки на юридичному факультеті.

Обробка літератури

Під обробкою літератури будемо розуміти складання бібліографічного опису документа і його частин та класифікація і систематизація документів, зокрема, визначення тем, до яких відноситься документ.

Види документів

Бібліографічний опис документа складається за стандартами USMARC/UNIMARC з урахуванням вітчизняних стандартів. Це означає, що поля документа визначені такі і так, як встановлюють ці стандарти (система утримує поля як спільні для обох стандартів, так і специфічні для кожного). Оскільки ці стандарти явно не розділяють документи за видами, а це вважається зручним, такий розподіл зроблений в стилі стандарту 7.1-84, але може корегуватися адміністратором. Поля, однакові для всіх видів документів, будемо надалі називати загальними, специфічні для різних видів документів - спеціальними.

При узгодженні стандартів Система виходить з того що бібліографічний опис - це, перш за все, опис документа в стандарті USMARC/UNIMARC. Така позиція впливає на можливості Системи. Зокрема, при редагуванні документа можна змінити його вид. При цьому Система не прибирає поля, відсутні в новому виді документів. Такі поля і надалі зберігатимуть свої значення. За ними навіть можна відбирати та сортувати. Просто вони не будуть відображатися. Якщо потім вид документа змінити на початковий, поля знову відображатимуться.

Розподіл документів за видами доцільно узгодити при встановленні Системи. Це пов'язано з тим, що для для кожного виду документів встановлюється свій порядок відображення полів. Зрозуміло, що якщо поле не відображається, його не можна ввести або змінити. Отже, можна заповнити тільки ті поля, які передбачені для даного виду. Визначення видів документів описано у розділі Види документів. В той же час, для документа будь-якого виду можна описати довільні поля, передбачені стандартами USMARC і UNIMARC. Поля, які не включаються до загальних і спеціальних полів документів, але присутні в бібописах документів, будемо називати додатковими.

Складання бібліографічного опису

Складання бібліографічного опису полягає у визначенні виду документа та заповненню відповідних полів. Для цього призначена форма "Бібопис документа". Форма складається з двої частин: загальної, де відображаються загальні поля і додаткова інформація про документ, і спеціалізованої, де відображаються спеціальні поля відповідно до виду документа.

Тип літератури вибирається з переліку, що визначається в параметрах (див. Типи літератури).

Кількість примірників і дату реєстрації Система визначає автоматично.

Автори вводяться безпосередньо в поле "Автор" один за одним через кому. Першим вважається перший введений автор, інші - соавтори. Авторів можна вибирати з авторитетних записів або з переліку авторів, які були введені раніше при описі інших документів. Для цього слід натиснути кнопку . Відобразиться форма:

Далі вибрати, з якого переліку слід вибрати потрібного автора, ввести початок прізвища для пошуку і натиснути кнопку . В таблиці відобразиться перелік знайдених авторів. Слід відмітити потрібне прізвище і натиснути кнопку . Якщо поле пусте або за останнім автором поставлена кома, знайдене прізвище буде вставлене у кінець списку авторів в поле "Автор". В іншому разі знайдене прізвище замінить останнє введене.

Авторський знак визначається на основі переліку авторських знаків. Цей перелік корегується адміністратором (див. Авторські знаки). Якщо натиснути кнопку , Система відобразить форму визначення авторського знаку, де запропонує варіант у відповідності з введеним автором (а при його відсутності - назвою) даного документа. Попри це, можна відібрати інший авторський знак з переліку або ввести свій:

Мова вибирається з випадаючого меню, так званого переліку активних мов. Цей перелік формується на основі інформації про активні мови, яка задається при формуванні переліку мов в параметрах (див. Мови). Перелік активних мов має включати мови, які зустрічаються найбільш часто. При необхідності вибрати мови з загального переліку мов слід натиснути кнопку .

Спеціальні поля об'єднані в групи. Для того щоб відобразити поля певної групи, слід двічі поспіль натиснути праву кнопку миші в полі "Значення" відповідної групи. Кожне поле відповідає конкретному полю стандарту USMARC (UNIMARC). Для працівників, які обізнані в одному з цих стандартів, існує можливість відображати відповідні коди стандарту після назви поля. Для цього слід зайти в меню "Параметри\Параметри робочого місця..." і зробити відповідні позначки (див. Параметри робочого місця). Форма "Підполя" для групи "Серія" з кодами USMARC має вигляд:

Для вводу додаткових полів передбачена діалогова форма "Додаткові поля", яка відображається за допомогою кнопки . Вона має вигляд:

Кожний рядок відповідає підполю відповідного стандарту. Якщо за змістом поле належить до двох стандартів одночасно, слід вводити обидва коди. Це дозволить зробити коректний експорт бібописів в форматі обох стандартів. Для кожного поля вказується код поля і підполя без роздільника (наприклад, 210а) та значення індикатора. При вводі значення індикатора символ "_" означає пробіл. Значення поля Системою не контролюється.

Типові додаткові поля пропонується створити заздалегідь (див. "Додаткові поля"). Такі поля отримують свої назви і за цими назвами можуть вибиратися з переліку. В цьому випадку вводити потрібно лише значення полів.

Редагування бібопису документа

Для того щоб внести зміни в бібопис документа, виберіть цей документ в табличній формі "Каталог" і натисніть кнопку на лінійці інструментів або виберіть пункт меню "Документ\Змінити бібопис...". В цьому випадку з'явиться діалогова форма "Бібопис документа". Внесіть необхідні зміни і натисніть кнопку .

В окремих випадках виникає ситуація, коли треба однаково змінити окремі поля цілої групи документів. Для цього передбачена спеціальна процедура. Слід відібрати необхідні документи і позначити серед них ті, де необхідно зробити відповідні зміни. За допомогою пункту меню "Документ\Змінити бібопис позначених" викликається спеціальна діалогова форма:

яка нагадує бібопис документа. В цій формі відображаються поля, спільні для видів всіх виділених документів. Якщо поля виділених документів мають однакові значення, вони відображаються, в іншому випадку залишаються пустими. Якщо в будь-які поля цієї форми внести значення і натиснути кнопку , то у всіх виділених документах ці поля набудуть введених значень. При цьому всі інші поля не змінюються.

Реєстрація документа за зразком

Якщо треба зареєструвати документ, більша частина бібопису якого співпадає з бібописом іншого документа, доцільно виконати реєстрацію за зразком. Для цього позначте в табличній формі "Каталог", документ, що буде зразком, і виберіть пункт меню "Документ\Зареєструвати за зразком...".

В цьому випадку буде відкрита діалогова форма "Бібопис документа", а значення полів будуть заповнені значеннями документа-зразка. Внесіть необхідні корективи і натисніть кнопку . На відміну від операції редагування бібопису, буде не змінено документ-зразок, а зареєстровано новий документ.

Належність бібописів документів

Кожний бібопис документа (далі документ) належить певній групі користувачів. Користувачі, які відносяться до цієї групи, і тільки вони, мають право редагувати даний бібопис. Таким чином, електронний каталог ніби поділяється на частини, кожна з яких належить певній групі користувачів (див. також Поповнення електронного каталогу). Ознака належності може застосовуватись при відборі документів (див. форму Каталог).

Спочатку документ належить до групи, користувач якої зареєстрував цей документ. Далі належність може бути змінена. Змінити належніть документа може тільки користувач, який відноситься до групи, до якої належить документ, або системний адміністратор.

Для того щоб змінити належність групи документів, треба відібрати документи і скористатися пунктом меню "Документ\Змінити належність відібраних" або "Документ\Змінити належність позначених". При цьому відображається діалогова форма:

З випадаючого списку треба вибрати групу, до якої мають належати документи і натиснути кнопку . Належність буде змінена.

Класифікатори - тематичні каталоги

Для класифікації документів передбачаються засоби тематичного каталогу. Система передбачає створення і використання багатьох тематичних каталогів одночасно. Таким каталогом може бути УДК, теми ББК та інші класифікатори. Можна створювати свої особисті каталоги-класифікатори, наприклад: каталог основної тематики установи, каталог спеціальностей навчального закладу, каталог навчальних курсів і т.і.

Кожний каталог має господаря - групу користувачів, яка має право редагувати його. Для кожного каталогу визначається також перелік груп користувачів, які можуть мати до нього доступ. Для того щоб створити каталог, треба скористатися пунктом меню "Тематичний каталог\Створити". Буде відображена діалогова форма:

Треба ввести назву нового тематичного каталогу, наприклад, "Новий каталог", та в полі "Належність" вибрати господаря - групу користувачів, якій буде належати цей каталог:

В цій же формі можна визначити доступ до каталогу. Натиснувши кнопку , отримаємо діалогову форму "Доступ до тематичного каталогу":

Ліворуч відображений перелік груп, які не мають доступу до даного тематичного каталогу, праворуч - перелік груп, які мають. Кнопки та дозволяють перенести відмічені або всі групи з лівого поля в праве, а кнопки та , навпаки, з правого поля в ліве.

Оскільки тематичні каталоги можуть створюватись різними групами користувачів, які мають відповідні повноваження, (див. Повноваження користувачів) для різних цілей, кількість їх може стати значною. При цьому господар може дозволяти передивлятись свої каталоги всім групам. Те, що один дозволяє користуватись, ще не означає, що інший хоче. Наприклад, в навчальному закладі тематичні каталоги використувують для опису навчальних курсів. Таких каталогів може бути досить багато. Вони цікаві студентам і викладачам, але зовсім не потрібні працівникам бібліотеки. В той же час, обробник має доступ до цих тематичних каталогів, тобто вони будуть фігурувати скрізь при здійсненні пошуку теми. Зайва інформація просто заважає. Тому Система передбачає можливість обмежити перелік тематичних каталогів, де здійснюється пошук теми, для кожного користувача окремо. Для введення таких обмежень слід скористатися пунктом меню "Параметри\Пошук у тематичних каталогах" (Див. Пошук документів в тематичних каталогах). Зауважимо, що користувач може відкрити будь-який доступний йому тематичний каталог, незважаючи на описані вище обмеження.

Кожний документ в Системі може бути віднесений до однієї або кількох тем. Перелік тем до яких віднесено документ, можна побачити:

в окремому полі бібопису документа

з форм "Каталог", "Перелік відібраних", "Потреби", "Замовлення (комплектування)", "Надходження до фонду", "Бібліотечний фонд", "Вибуття з фонду", "Відмовлення", виділивши документ, за допомогою функції (відповідного пункту меню) "Показати теми"

з форми "Каталог", виділивши документ і натиснувши кнопку

Якщо документ відноситься до певної теми, то з точки зору Системи це означає тільки те, що за цією темою він може бути відібраним. Відбір документів за темами здійснюється з форми тематичного каталогу або з форм "Відбір за темами" та "Пошук теми". Важливо, що відбір за темами можна поєднувати з відбором за атрибутами документа.

З точки зору бібліотеки зміст віднесення документа до теми залежить від призначення даного тематичного каталогу. Зокрема, якщо каталог є класифікатором, то теми слід розглядати рубриками цього класифікатора, а саме віднесення - класифікацією. Якщо тематичний каталог - перелік спеціальностей, то тема - спеціальність, зміст віднесення - систематизація фонду за спеціальностями і т.і.

Існує кілька способів віднесення документа до теми. Документ може бути віднесений до теми при реєстрації та редагуванні бібліографічного опису. Цей спосіб (традиційний) відповідає нормальному циклу обробки, коли документ класифікується. В цілому ряді випадків такий спосіб може бути непродуктивним. Наприклад, при складанні плану проведення досліджень (теж спеціальний тематичний каталог!) кожному пункту плану треба поставити у відповідність документи, які необхідно опрацювати. Традиційний спосіб вимагає корегування кожного бібопису і при великій кількості документів стає майже непридатним. Для вирішення цієї задачі можна запропонувати інший спосіб: відбираються відповідні документи і всі гуртом відносяться до виділеної теми за допомогою функції "Додати до теми". Ще один спосіб корисний, коли для конкретної теми з'ясовується, які документи до неї слід відносити, а які ні. Тобто, для кожної теми певні документи можна прибрати, інші додати, вибираючи їх за ознаками в окремому полі. Розглянемо всі способи більш детально.

При реєстрації бібліографічного опису у формі "Бібопис документа" натисніть кнопку .

Буде відображена діалогова форма "Теми документа":

У лівій частині форми відображається вибраний тематичний каталог. З початку сеансу роботи з Системою ця частина форми пуста. Якщо тематичний каталог вибраний, то до кінця сеансу він буде відображатися всякий раз при вході в цю форму, поки не буде вибраний інший каталог. Каталог вибирається з переліку всіх тематичних каталогів Системи, доступних для даного користувача. Цей перелік організовано у вигляді випадаючого меню в верхній лівій частині форми. Права верхня частина форми містить перелік тем, до яких відноситься даний документ. Виділивши в каталозі тему і натиснувши кнопку , до переліку тем документа додаємо нову тему, а виділивши тему документа і натиснувши кнопку , прибираємо тему документа. За допомогою кнопки можна прибрати всі теми документа.

Така схема додання тем орієнтована на знаходження тем в ієрархії тематичного каталогу. В той же час, коли назва теми відома, знаходити її у такий спосіб явно незручно. Крім того, в загальному випадку може виникати потреба пошуку теми в кількох каталогах, що набагато ускладнює процедуру. Для таких випадків Система передбачає іншу схему пошуку, а саме: пошук за контекстом. Для цього в полі "Пошук" слід ввести частину слова, яке міститься в назві теми, і натиснути кнопку . Система знайде і відобразить у лівій нижній частині теми, які містять вказаний текст. Пошук буде здійснюватись у всіх тематичних каталогах, визначених для пошуку тем (див. Пошук у тематичних каталогах). Серед знайдених тем слід позначити потрібну тему і натиснути кнопку . Тема буде додана до тем документа.

Якщо тема знайдена, дуже часто має сенс передивитися, в оточенні яких тем вона знаходиться. Зокрема, за назвою можна знайти загальну тему і далі уточнити її, переглянувши теми, які її уточнюють (як правило, в ієрархії вони є підтемами знайденої теми). Тому важливо знайти місце цієї теми у відповідному тематичному каталозі. Для цього передбачена функція позиціювання. Для того щоб її виконати, слід натиснути кнопку . Тема буде відображена в оточенні інших тем відповідного тематичного каталогу. При цьому будуть автоматично розкриті всі теми, що містять дану. Тут можна уточнити тему, виділити її і, натиснувши кнопку , віднести документ до даної теми (тема буде відображена в правій верхній частині форми).

Два спеціальних поля призначені для вводу кодів ББК і УДК. Насправді, Система не обмежує в виборі класифікаторів. Більше того, вона не містить класифікаторів (вони не входять в поставку), хоча існують скорочені класифікатори УДК і ББК у вигляді файлів XML, які можна імпортувати. Тому вибір, який класифікатор Система має вважати за УДК, а який за ББК, визначається параметрами. Система лише вимагає від цих каталогів дещо спеціального формату (див. Правила обробки УДК). Все це має полегшити класифікацію документів при обробці таким чином: якщо працівник вільно володіє кодами УДК, він може ввести код рубрики, якій відповідає даний документ і натиснути кнопку . За введеним кодом у відповідному тематичному каталозі буде знайдена тема (рубрика) і документ буде віднесений до цієї теми. Тепер читач зможе знайти документ не тільки за кодом УДК, а також за назвою відповідної теми. Зрозуміло, що читач, найімовірніше, не обізнаний в кодах, тому пошук за назвою теми для нього є більш привабливим. Допускається ввід кількох кодів одночасно. Тоді буде знайдено кілька тем. Майже так само виглядає обробка кодів ББК. Різниця полягає в тому, що класифікатор ББК одночасно включає до чотирьох каталогів: теми, території, періоди і жанри (див. Правила обробки ББК). Для нього слід ввести код ББК, який містить всі або частину названих атрибутів, і натиснути кнопку . Тоді документ буде віднесено до кількох тем одразу. Тут також допускається ввід кількох кодів ББК одночасно.

Описані засоби орієнтовані на визначення тем для одного конкретного документа. Розв'яжемо тепер іншу задачу: віднесемо кілька документів до однієї теми. Для цього спершу в тематичному каталозі "Теми ББК" позначимо тему "держава". У формі "Каталог" позначимо документи, назва яких містить слово "Україн*" (тобто "Україна", "України",...). і перенесемо їх до відібраних (форма "Перелік відібраних").

Виберемо пункт меню "Документ\Додати до теми". Система перепитає, чи слід додати до теми "держава" два документи. Якщо відповісти "Так", відмічені документи будуть віднесені до даної теми. Зауважимо, що до теми додаються документи з активної форми, тобто тієї, в якій виконувались певні дії перед запуском функції. В даному випадку все одно, з якої форми виконувати функцію, оскільки виділені одні і ті самі документи. В загальному випадку у формі "Перелік відібраних" можна накопичити всі необхідні документи і за один прийом віднести їх до відповідної теми.

Інша задача виникає, наприклад, при "розчепленні" теми на дві теми. Тут можна зробити так. По-перше, переназвати стару тему і створити нову (див. Тема). По-друге, відкрити форму "Каталог" і відібрати документи за старою темою. Далі позначити необхідні документи з відібраних і віднести до нової теми (див. вище). Таким чином, частина документів відноситься до однієї теми і всі документи - до другої (тої, що була старою). Далі слід позначити цю тему і вибрати пункт меню "Теми\Змінити". Натиснувши кнопку , отримаємо форму "Тема" в розгорнутому вигляді.

У верхній частині форми буде відображено перелік документів, які відносяться до даної теми, у нижній - поле для відбору тем. Позначимо зайві документи у верхній частині і натиснемо кнопку . Документи будуть прибрані. Кнопка дозволяє прибрати всі документи. Навпаки, відібравши документи за заданими умовами вибору (кнопка )

і, позначивши серед них необхідні, за допомогою кнопки можна віднести їх до даної теми (вони будуть перенесені у верхню частину форми).

Розмітка періодики

На прикладі розмітки періодики розглянемо, як враховувати зв'язки документів зі своїми частинами. При описі виду документа вказується рівень бібліографії: монографія чи частина монографії, серія чи частина серії, колекція чи частина колекції. Якщо документ є частиною іншого документа (колекції, серії), то можна задати явний зв'язок між ними. Тоді документ, який є частиною документа, серії або колекції будемо називати "частина", а той, частиною якого він є - "головний документ". Частина може мати свої складові частини, тобто щодо них виступати головним документом. Система не накладає обмежень на кількість рівнів такої підпорядкованості.

Розмітка періодики полягає в складенні бібліографічних описів статей з прив'язкою їх до відповідного документу: номеру журналу, газети і т.і. Тобто номер журналу для статей має виступати за головний документ. При цьому журнал може бути складовою частиною іншого документа - періодичного видання, або, навіть періодичного видання за певний період. Чи потрібно мати стільки бібописів? Якщо журнал є одиницею обліку і видачі, то прив'язка статті до номеру журналу полегшує процес замовлення: в загальному випадку, знайшовши документ, читач дивиться, чи має документ примірники. Якщо так, то замовляє, якщо ні, то дивиться, чи є документ складовою частиною іншого документа. Якщо так, то переходить на цей документ і цикл повторюється. З іншого боку, якщо для кожного номеру журналу створюється свій бібліографічний опис, то всі статті цього журналу будуть посилатися на цей опис, тому легко вибрати всі статті даного журналу. Зважаючи на це, рекомендується зареєструвати журнал, номери журналу як його складові частини, а статті - як складові частини номеру журналу. Можливі інші схеми. Система підтримує будь-яку стратегію.

Розглянемо процедуру реєстрації документів періодики. Рекомендується спочатку зареєструвати видання. Для цього слід вибрати вид документа "Журнал" і заповнити необхідні поля:

Потім слід зареєструвати номери журналу, наприклад, №12 за 2000 рік. Для цього в поточній формі слід натиснути кнопку і далі в табличній формі, що з'явиться, кнопку . Система запропонує зареєструвати документ:

Далі реєструються статті. Для цього в формі бібліографічного опису номеру журналу слід натиснути кнопку . Буде відображено перелік всіх складових частин даного документа (статей):

Можна вибрати необхідну статтю для корегування, знищити вибрану статтю або додати нову. Для реєстрації нової статті натиснемо кнопку . З'явиться пуста форма бібліографічного опису статті, яку треба заповнити. Заповнимо її і натиснемо кнопку . Нова стаття з'явиться в переліку. Рекомендується реєструвати статті саме таким чином - з бібопису номеру журналу.

Проте, можливі ситуації, коли стаття зареєстрована незалежно від журналу, до якого вона відноситься. Система дозволяє зареєструвати або імпортувати складову частину документа раніше за сам документ. В цьому разі треба просто зв'язати документ і його частини. Для цього передбачено дві можливості прив'язки: від попереднього (в даному випадку головного) документа і від наступного документа (в даному випадку - складової частини). В першому випадку слід відобразити форму бібопису документа (нехай це буде 10-тий номер журналу “Компьютерное обозрение” за 2000 рік) і вибрати наступні (кнопка ). Відобразиться форма "", яка містить перелік складових частин даного документа (тобто статей). Далі натиснемо кнопку . Відобразиться форма відбору документів. Далі слід скористатися засобами відбору за умовами та/або сортуванням (кнопки та відповідно):

Отримаємо:

Вибравши необхідні складові частини і натиснувши кнопку , отримаємо запит Системи:

Натиснемо відповідну кнопку і повернемось до форми "Наступні документи". Вона буде містити також нову вибрану частину.

У другому випадку слід відобразити бібопис складової частини документа і натиснути кнопку . Буде відображена форма "Вибір головного документа", де за допомогою засобів відбору за умовами та/або сортування (кнопки та відповідно) відбираються документи, які можуть бути головними для даного. Наприклад, виберемо документи, назва яких містить слово "політика":

позначивши один головний документ і натиснувши кнопку , прив'яжемо складову частину до даного документа.

Слід зауважити, що в процесі прив'язки поле назви головного документа в групі "Відомості щодо назви" складової частини автоматично заповниться назвою головного документа.

Таким чином, документи можуть підпорядкуватися один одному, створюючи ієрархії документів. Глибина таких ієрархій системою не обмежується.

Експорт-імпорт бібліографічного опису

Для того щоб експортувати бібліографічну інформацію про документи, що відображені в табличній формі "Каталог", позначте ті з них, які слід експортувати, виберіть пункт меню "Документ\Експортувати позначені". Після цього в стандартній діалоговій формі відкриття файла вкажіть назву і місце знаходження файла, в який треба експортувати документи (див. Відкриття файлів), виберіть формат експорту (USMARC, UNIMARC, XML чи txt) і натисніть кнопку .